Cẩm nang cho người quản trị

Quản trị hệ thống

VẬN HÀNH CÓ KIỂM TRA. Tiếp nhận • Xử lý • Bàn giao. — Chuẩn bị điều kiện làm việc cho nhân viên, kiểm tra tác động thay đổi và hỗ trợ đúng đầu mối.

Mở ở đâu?

Các phân hệ quản trị cấp cao trong ứng dụng (theo đúng trình tự menu trong hệ thống):

Quản lý iZZi → Cấu hình: Thiết lập toàn diện hệ thống gồm Thiết lập chung, Server VPS, Server FTP Backup, Bảng Giá, Chương trình khuyến mãi, Chính sách hoa hồng, Tài khoản ngân hàng, Domain bị chặn, API Cloudflare, Telegram Bot, Mẫu Email và Phân quyền.
Thiết lập người dùng & Phân quyền: Quản lý tài khoản nhân viên, cấp phát nhóm quyền theo đúng vị trí công tác.

Cách thực hiện

Quản trị viên nhấp vào các liên kết để xem hướng dẫn thiết lập chi tiết theo từng menu:

Hạng mục quản trị	Mở tại Menu	Hướng dẫn chi tiết
Thiết lập SePay & Quy tắc chuyển khoản	Cấu hình → Thiết lập	Xem chi tiết: Cài đặt chung & Quy tắc chuyển khoản
Khai báo máy chủ VPS & Tên miền cấm	Cấu hình → Server cài đặt phần mềm khách hàng	Xem chi tiết: Cấu hình Server & Domain bị chặn
Bảng Giá & Chương trình khuyến mãi	Cấu hình → Bảng Giá	Xem chi tiết: Thiết lập Bảng Giá & Khuyến mãi
Chính sách hoa hồng đại lý	Cấu hình → Chính sách hoa hồng	Xem chi tiết: Thiết lập chính sách hoa hồng
Tài khoản ngân hàng VietQR	Cấu hình → Cấu hình tài khoản ngân hàng	Xem chi tiết: Cấu hình tài khoản VietQR
Kết nối Cloudflare, Telegram, SMTP, FTP	Cấu hình → API Cloudflare	Xem chi tiết: Hạ tầng kết nối Cloudflare & Telegram
Cảnh báo nội bộ & 11 Mẫu Email	Cấu hình → Mẫu Email	Xem chi tiết: Email cảnh báo & Mẫu Email
Bảo mật, Soft Delete & Khôi phục	Cấu hình → Thông tin phân quyền	Xem chi tiết: Trạng thái & Thông tin phân quyền

2. Cấp phát tài khoản và phân quyền cho nhân viên mới

Đăng nhập bằng tài khoản quản trị hệ thống.
Vào phần thiết lập người dùng của hệ thống, tạo tài khoản cá nhân mới cho nhân viên.
Nhập đầy đủ Họ tên, Địa chỉ email công ty và Số điện thoại liên hệ.
Gán nhóm quyền phù hợp:
- Dựa vào Ma trận phân quyền, chỉ tích chọn đúng vai trò mà nhân viên đó đảm nhiệm:
  - Chăm sóc khách hàng: Gán cho nhân viên trực tổng đài, tư vấn viên chăm sóc khách hàng.
  - Kinh doanh: Gán cho nhân viên Sales trực tiếp lên đơn.
  - Quản lý kinh doanh: Gán cho Trưởng phòng/Phó phòng kinh doanh.
  - Kế toán: Gán cho nhân viên phòng Kế toán tài vụ.
  - Vận hành kỹ thuật: Gán cho chuyên viên IT/DevOps quản lý hạ tầng máy chủ.
Sau khi tạo xong, gửi thông tin đăng nhập và đường dẫn cẩm nang đào tạo tương ứng cho nhân viên.

3. Thiết lập và duy trì các chính sách dùng chung

Quản trị viên cần phối hợp chặt chẽ với ban giám đốc và các trưởng bộ phận để duy trì các cấu hình sau:

Cấu hình → Bảng Giá: Thiết lập phí khởi tạo ban đầu, phí duy trì định kỳ theo tháng/quý/năm và thời lượng ngày sử dụng cho từng gói (dùng thử 3 ngày, gói 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm).
Cấu hình → Các chương trình khuyến mãi: Cấu hình các chiến dịch giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền cố định, tặng thêm ngày dùng bot, cấu hình ngày bắt đầu/kết thúc và cờ ưu tiên tự động áp dụng.
Cấu hình → Chính sách hoa hồng: Cài đặt tỷ lệ phần trăm trích thưởng hoa hồng cho đơn đăng ký mới lần đầu và các đơn gia hạn tiếp theo cho mạng lưới đối tác giới thiệu.
Cấu hình → Cấu hình tài khoản ngân hàng: Thiết lập thông tin số tài khoản ngân hàng nhận tiền, mã ngân hàng (BIN code), mẫu tạo mã QR và mã bảo mật kết nối Webhook SePay.
Cấu hình → API Cloudflare & Danh sách domain bị chặn: Cấu hình khóa API Cloudflare và ID vùng tên miền để hệ thống tự động sinh bản ghi DNS subdomain dạng *.vodo.vn cho khách hàng mới; cập nhật danh sách các tên miền bị chặn (như admin, api, root, support) để ngăn khách đăng ký tên miền nhạy cảm.

4. Giám sát hạ tầng và quản lý sức chứa máy chủ (Server Admission)

Vào menu Quản lý iZZi → Cấu hình → Server cài đặt phần mềm khách hàng.
Kiểm tra danh sách các máy chủ VPS:
- Theo dõi cột Sức chứa máy chủ và Tỷ lệ sử dụng phần mềm.
- Cấu hình ngưỡng dung lượng an toàn trong phần Thiết lập: Khi một máy chủ có dung lượng ổ đĩa trống dưới mức tối thiểu (ví dụ: dưới 10GB) hoặc số lượng khách hàng đạt mức tối đa cho phép, hệ thống sẽ tự động tạm dừng phân bổ khách hàng mới vào máy chủ này để tránh quá tải.
Phối hợp với bộ phận vận hành để thêm máy chủ VPS mới khi các máy chủ hiện tại đạt ngưỡng 80% sức chứa.

5. Cơ chế lưu trữ mềm (Soft Delete) và phục hồi hồ sơ

Toàn bộ các bản ghi nghiệp vụ trong iZZi Manager (Khách hàng, Hoá đơn, Máy chủ, Gói giá…) đều áp dụng nguyên tắc Lưu trữ mềm (Soft Delete):

Khi một người dùng bấm thao tác xóa hoặc hủy kích hoạt, hệ thống không bao giờ xóa vĩnh viễn dòng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu mà chỉ chuyển trường active thành False (Lưu trữ).
Cách tìm lại hồ sơ đã lưu trữ:
- Trên thanh tìm kiếm danh sách, nhấp vào nút Bộ lọc (Filters).
- Chọn bộ lọc Đã lưu trữ (Archived).
- Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các hồ sơ đã bị ẩn. Mở hồ sơ đó ra và chọn thao tác Khôi phục (Unarchive) để đưa hồ sơ trở lại hoạt động bình thường.
- Quy tắc: Tuyệt đối không tạo lại một hồ sơ khách hàng mới trùng tên chỉ vì không thấy hồ sơ cũ trên danh sách mặc định. Hãy luôn kiểm tra bộ lọc Đã lưu trữ trước.

6. Hỗ trợ nhân viên khi phát sinh ngoại lệ

Khi nhân viên gặp lỗi quyền truy cập hoặc lỗi kết nối hệ thống, quản trị viên kiểm tra nhật ký lỗi, đối chiếu lại cấu hình nhóm quyền và hướng dẫn nhân viên thao tác đúng quy trình.
Không chia sẻ mật khẩu quản trị cho nhân viên tự sửa.

Kiểm tra kết quả

Quản trị viên hoàn thành tốt nhiệm vụ khi:

Tài khoản nhân viên mới được cấp đúng quyền theo vị trí, không cấp thừa quyền nhạy cảm.
Bảng Giá dịch vụ, chương trình khuyến mãi và chính sách hoa hồng được cập nhật kịp thời, không có sai lệch số liệu.
Cổng thanh toán VietQR và Webhook SePay hoạt động thông suốt, không bị đứt đoạn kết nối.
Các máy chủ VPS luôn duy trì tài nguyên an toàn và được sao lưu dữ liệu đều đặn lên hệ thống FTP.