Kiểm tra tài khoản nhận tiền và mã QR

Quản trị thiết lập; kế toán đối chiếu

CHĂM SÓC & THANH TOÁN. Nhận phụ trách • Liên hệ • Theo dõi. Ba bước: Nhận phụ trách, Liên hệ, Theo dõi. Hóa đơn. — Thông tin ngân hàng đúng giúp khách chuyển tiền đúng nơi và hệ thống nhận diện giao dịch.

Mở ở đâu?

Để thiết lập và quản lý thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền thanh toán, mở hệ thống theo đường dẫn:

Mở menu Cấu hình → chọn Cấu hình tài khoản ngân hàng.

Menu này dành cho Quản trị viên hệ thống và Kế toán trưởng để thiết lập thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền của công ty, phục vụ việc sinh mã chuẩn VietQR tự động trên toàn bộ hoá đơn và email thông báo thanh toán gửi cho khách hàng.

Cách thực hiện

1. Khai báo thông tin tài khoản ngân hàng chuẩn VietQR

Để mã QR Napas 247 hoạt động thông suốt với tất cả ứng dụng ngân hàng tại Việt Nam:

Vào menu Cấu hình → chọn Cấu hình tài khoản ngân hàng, bấm nút Mới.
Khai báo các thông số bắt buộc:
- Tên ngân hàng: Chọn ngân hàng thương mại tương ứng (ví dụ: Ngân hàng TMCP Quân Đội - MBBank, Ngân hàng Ngoại Thương - Vietcombank).
- Mã định danh ngân hàng (BIN Code): Mã số chuẩn do Ngân hàng Nhà nước cấp (ví dụ: MBBank là 970422, Vietcombank là 970436, Techcombank là 970407). Mã này là bắt buộc để ứng dụng ngân hàng nhận diện đúng ngân hàng thụ hưởng.
- Số tài khoản ngân hàng: Nhập chính xác số tài khoản công ty mở tại ngân hàng.
- Tên chủ tài khoản: Nhập tên doanh nghiệp hoặc chủ tài khoản theo đúng đăng ký mở thẻ, bắt buộc viết hoa không dấu (ví dụ: CONG TY TNHH IZZI VIET NAM).
- Mẫu giao diện QR: Chọn mẫu hiển thị VietQR (giao diện rút gọn compact hoặc giao diện chuyên nghiệp có logo Napas).
Kích hoạt làm Tài khoản mặc định:
- Tích chọn ô Tài khoản mặc định.
- Hệ thống sẽ tự động sử dụng thông tin tài khoản này để nhúng vào toàn bộ các hoá đơn mới tạo và mẫu email thanh toán gửi đi cho khách hàng.
Bấm nút Lưu.

2. Quy trình kiểm tra thực tế mã VietQR trước khi vận hành

Sau khi khai báo tài khoản ngân hàng mới, Quản trị viên và Kế toán bắt buộc phải thực hiện bài kiểm tra thực tế:

Tạo một hoá đơn mẫu với số tiền thử nghiệm (ví dụ: 50.000 VNĐ) cho một bot mẫu (ví dụ: spa-huongsen.vodo.vn).
Mở hoá đơn mẫu, quan sát khung hình ảnh mã VietQR hiển thị trên biểu mẫu.
Mở ứng dụng ngân hàng trên điện thoại di động cá nhân, bật tính năng Quét mã QR và quét thử mã trên màn hình máy tính.
Kiểm tra 3 thông tin hiển thị trên màn hình xác nhận chuyển tiền của ngân hàng:
- Tên người thụ hưởng: Có hiển thị đúng tên công ty hay không?
- Số tiền chuyển khoản: Có hiển thị đúng số tiền của hoá đơn hay không?
- Nội dung chuyển khoản: Có được tự động điền sẵn chuỗi mã an toàn 5 ký tự của hoá đơn hay không?
Nếu cả 3 thông tin trên đều tự động điền chuẩn xác mà không cần người dùng phải gõ tay bất kỳ ký tự nào, việc cấu hình tài khoản ngân hàng và VietQR đã thành công 100%.

3. Quy trình thay đổi tài khoản ngân hàng nhận tiền

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về số tài khoản nhận tiền:

Khai báo tài khoản ngân hàng mới và tích chọn làm tài khoản mặc định mới.
Thông báo bằng văn bản cho toàn thể nhân viên Chăm sóc khách hàng và Kinh doanh.
Rà soát các hoá đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt đã gửi cho khách trước đó; nếu cần thiết, bấm nút Gửi email thông báo thanh toán để khách hàng nhận được mã QR cập nhật tài khoản mới.

Kiểm tra kết quả

Hệ thống tài khoản ngân hàng chuẩn khi:

Mã BIN, số tài khoản và tên chủ tài khoản viết hoa không dấu hoàn toàn chính xác.
Quét thử mã QR bằng ứng dụng ngân hàng tự động điền đủ số tiền và nội dung chuyển khoản 5 ký tự an toàn.
Toàn bộ email hoá đơn gửi cho khách đều hiển thị mã QR sắc nét, rõ ràng.