Lập đợt và xác nhận chi trả hoa hồng

Kế toán và quản trị

HOA HỒNG MINH BẠCH. Kiểm tra • Đối chiếu • Chi trả. — Gom đúng khoản chưa chi, kiểm tra tài khoản người nhận và cập nhật trạng thái sau khi thực sự chuyển tiền.

Mở ở đâu?

Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Quyết toán & Chi trả hoa hồng

Tên menu hiển thị chính xác theo bản dịch hệ thống là Quyết toán & Chi trả hoa hồng. Menu này dành riêng cho bộ phận Kế toán và Quản trị hệ thống để quản lý các đợt thanh toán hoa hồng định kỳ cho mạng lưới đối tác, cộng tác viên và đại lý bán hàng.

Cách thực hiện

1. Chuẩn bị trước khi lập đợt chi trả

Trước khi tạo đợt chi, kế toán cần xác nhận:

Lịch chi trả hoa hồng theo quy định của công ty (ví dụ: ngày 05 và ngày 20 hằng tháng).
Toàn bộ các hoá đơn dịch vụ trong kỳ đã được đối soát và duyệt thanh toán đầy đủ trên hệ thống.
Các đối tác nhận hoa hồng đã cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin tài khoản ngân hàng (Số tài khoản, Tên ngân hàng, Tên chủ tài khoản viết hoa không dấu trùng khớp với căn cước công dân/hợp đồng).

2. Quy trình 5 bước lập và thực hiện đợt chi trả hoa hồng

Bước 1: Tạo hồ sơ đợt chi trả mới

Mở menu Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Quyết toán & Chi trả hoa hồng, bấm nút Mới.
Nhập Tiêu đề đợt chi trả: Đặt tên rõ ràng kèm mốc thời gian (ví dụ: Đợt 1 Chi trả hoa hồng đối tác Tháng 11/2026).
Chọn Khoảng thời gian (Kỳ hoa hồng): Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ tính thưởng (ví dụ: từ 01/10/2026 đến 31/10/2026).
Thiết lập Ngưỡng chi trả tối thiểu:
- Thông thường mặc định là 200.000 VNĐ.
- Các đối tác có tổng số dư hoa hồng tích lũy trong kỳ nhỏ hơn ngưỡng này sẽ được hệ thống giữ lại và tự động cộng dồn sang kỳ chi trả tiếp theo khi đạt đủ điều kiện.
Nếu muốn chi trả riêng cho một đối tác cụ thể, chọn tên đối tác vào ô Người thụ hưởng; nếu muốn chi trả đồng loạt cho tất cả đối tác, hãy để trống ô này.

Bước 2: Nạp danh sách hoa hồng chờ chi

Nhấp vào nút Quét & Gom hoa hồng ở góc trên thanh công cụ.
Hệ thống sẽ tự động quét cơ sở dữ liệu và gom tất cả các bản ghi hoa hồng thỏa mãn đồng thời:
- Thuộc khoảng thời gian đã chọn.
- Đang ở trạng thái Chờ chi.
- Đạt ngưỡng chi trả tối thiểu.
Bảng danh sách chi tiết sẽ hiển thị các dòng tương ứng với từng đối tác, bao gồm: Tên đối tác, Thông tin ngân hàng thụ hưởng, Số lượng đơn hàng được tính thưởng, và Tổng số tiền hoa hồng cần chuyển.

Bước 3: Xác nhận đợt chi và xuất danh sách chuyển tiền

Rà soát lại từng người nhận và số tiền trên bảng kê.
Nhấp vào nút Xác nhận đợt. Thao tác này sẽ khóa danh sách để ngăn chặn việc các khoản hoa hồng này bị nạp trùng vào một đợt chi khác. Trạng thái của đợt chi chuyển sang Đang xử lý.
Nhấp vào nút Xuất file Ngân hàng (Excel):
- Hệ thống sẽ trích xuất tệp bảng tính chứa danh sách số tài khoản ngân hàng, tên người nhận, tên ngân hàng và số tiền theo định dạng chuẩn để kế toán tải lên hệ thống Internet Banking của ngân hàng doanh nghiệp chuyển tiền theo lô (Batch Transfer).

Bước 4: Thực hiện chuyển khoản thực tế tại ngân hàng

Kế toán đăng nhập vào ứng dụng ngân hàng của công ty, tiến hành duyệt lệnh chuyển tiền theo danh sách đã xuất.
Sau khi ngân hàng báo giao dịch thành công, lưu lại các biên lai hoặc mã tham chiếu giao dịch chuyển khoản.

Bước 5: Cập nhật trạng thái “Đã chi trả” trên hệ thống

Quay lại đợt chi trả trên iZZi Manager.
Nếu chuyển tiền thành công cho từng người, kế toán nhấp nút Đánh dấu đã chi trả trên từng dòng người nhận tương ứng.
Khi toàn bộ các khoản trong đợt đã được chuyển khoản thành công, đợt chi sẽ chuyển sang trạng thái Đã thanh toán.
Hệ thống sẽ tự động xếp hàng gửi email thông báo chi trả hoa hồng thành công kèm bảng kê chi tiết các hoá đơn đến hộp thư của đối tác.

Kiểm tra kết quả

Một đợt chi trả hoa hồng hoàn tất khi:

Tổng số tiền trên đợt chi trả khớp 100% với tổng số tiền thực tế đã trừ trên tài khoản ngân hàng của công ty.
Toàn bộ các dòng chi tiết chuyển sang trạng thái Đã chi.
Mỗi đối tác đều nhận được email thông báo chi trả hoa hồng chi tiết từ hệ thống.
Trong menu Hoa hồng thu nhập, các khoản hoa hồng tương ứng không còn hiển thị ở bộ lọc Chờ chi nữa.

Tuyệt đối không bấm nút “Đánh dấu đã chi trả” khi lệnh chuyển khoản ngân hàng thực tế chưa được hoàn tất. Việc xuất file Excel chỉ là bước chuẩn bị dữ liệu, không thay thế cho việc chuyển tiền thực tế.
Một đợt chi trả khi đã có ít nhất một dòng được đánh dấu đã chi thì không thể bấm Hủy đợt chi như một phiếu nháp. Nếu phát hiện sai sót, cần phối hợp với quản trị viên để xử lý điều chỉnh theo đúng quy trình kiểm toán.
Trường hợp lệnh chuyển tiền ngân hàng bị trả về do sai số tài khoản hoặc sai tên người nhận, kế toán cần liên hệ ngay với đối tác để cập nhật thông tin chuẩn, sau đó mới thực hiện chuyển lại.