Kiểm tra thông báo và nội dung email

Quản trị thiết lập; nhân viên kiểm tra theo công việc

CHĂM SÓC & THANH TOÁN. Nhận phụ trách • Liên hệ • Theo dõi. Ba bước: Nhận phụ trách, Liên hệ, Theo dõi. Hóa đơn. — Thông báo phải đến đúng người và giúp khách hiểu rõ việc cần làm tiếp theo.

Mở ở đâu?

Để thiết lập hệ thống thông báo sự cố nội bộ và chuẩn hóa nội dung các bức thư điện tử gửi cho khách hàng, mở theo các đường dẫn sau:

Mở menu Cấu hình → chọn Cảnh báo email: Thiết lập danh sách người nhận các cảnh báo kỹ thuật và sự cố hạ tầng máy chủ.
Mở menu Cấu hình → chọn Mẫu Email: Quản lý nội dung, hình ảnh và định dạng các mẫu email tự động gửi cho khách hàng và đối tác.

Cách thực hiện

1. Quản lý hệ thống Email cảnh báo nội bộ (Cảnh báo email)

Khi có sự kiện quan trọng phát sinh, hệ thống sẽ tự động gửi email cảnh báo nội bộ:

Vào menu Cấu hình → chọn Cảnh báo email.
Các tình huống kích hoạt cảnh báo nội bộ:
- Khách hàng mới đăng ký gói chờ thanh toán.
- Máy chủ VPS chạm ngưỡng cảnh báo dung lượng đĩa (dưới 10GB trống) hoặc tải CPU vượt quá 85%.
- Sự cố khởi tạo container bot bị thất bại trên VPS từ xa.
- Một bot của khách hàng bị dừng thủ công bởi quản trị viên.
Cấu hình người nhận cảnh báo:
- Thêm địa chỉ email của các cá nhân chịu trách nhiệm tương ứng (Kỹ sư Vận hành, Trưởng phòng Chăm sóc khách hàng, Kế toán trưởng) vào danh sách nhận thông báo theo từng loại sự kiện.

2. Bộ 11 Mẫu Email tự động chuyên nghiệp của Quản lý iZZi

Hệ thống được tích hợp sẵn 11 mẫu thư điện tử chuẩn hóa gửi cho khách hàng và đối tác:

Email Cấp thông tin đăng nhập bot mới: Gửi ngay sau khi bot được tạo thành công (ví dụ: bot spa-huongsen.vodo.vn), chứa đường link truy cập, tên tài khoản và mật khẩu ban đầu.
Email Thông báo hoá đơn dịch vụ: Gửi kèm mã VietQR động, số tài khoản, số tiền và mã chuyển khoản an toàn 5 ký tự.
Email Nhắc hạn dịch vụ trước 7 ngày: Nhắc nhở thời điểm bot sắp hết hạn và giới thiệu các gói ưu đãi gia hạn dài hạn.
Email Nhắc hạn dịch vụ trước 3 ngày: Cảnh báo khẩn cấp giúp khách gia hạn kịp thời để bot không bị ngắt quãng chăm sóc khách hàng.
Email Thông báo hết hạn hôm nay: Hướng dẫn khách thanh toán trong ngày để giữ bot luôn online.
Email Thông báo tạm dừng dịch vụ: Thông báo bot đã bị tạm dừng hoạt động do quá hạn và hướng dẫn quét mã QR để mở lại ngay lập tức.
Email Thông báo gia hạn thành công: Xác nhận tiền đã về, thời hạn mới của bot đã được cộng thêm và hoá đơn đã được duyệt.
Email Thông báo phát sinh hoa hồng: Gửi cho người giới thiệu khi có khách hàng do họ giới thiệu nộp tiền thành công.
Email Thông báo chi trả hoa hồng: Gửi biên lai điện tử cho đối tác sau khi kế toán thực hiện lệnh chuyển khoản hoa hồng qua ngân hàng.
Email Thông báo hủy bỏ dịch vụ bot: Gửi khi khách hàng thanh lý hợp đồng và bot bị vô hiệu hóa.
Email Cảnh báo quyền lợi hoa hồng: Nhắc nhở người giới thiệu nếu bot của chính họ bị dừng thì quyền lợi hoa hồng các nhánh dưới cũng có thể bị ảnh hưởng.

Mọi mẫu email gửi từ Quản lý iZZi đều bắt buộc tích hợp phần chân trang chuyên nghiệp chuẩn hóa theo nhận diện thương hiệu:

Đường viền ngang phân cách trên: nét mảnh màu xám nhạt (border-top: 1px solid #e2e8f0;).
Dấu gạch ngang và Tên công ty viết hoa nổi bật.
Số điện thoại hotline: Kèm biểu tượng điện thoại và liên kết gọi trực tiếp tel:.
Hộp thư hỗ trợ: Kèm biểu tượng phong bì và liên kết gửi thư mailto:.
Địa chỉ trụ sở công ty: Kèm biểu tượng định vị, hiển thị gọn gàng trên 1 dòng ngăn cách bằng dấu phẩy.
Website công ty: Kèm biểu tượng quả địa cầu và liên kết mở trang web vodo.vn.
Cấu hình địa chỉ trả lời (Reply-To): Mọi mẫu email bắt buộc cấu hình trường reply_to về đúng hòm thư chính thức của công ty (ví dụ: [email protected]), đảm bảo khi khách hàng bấm nút “Trả lời” (Reply) trên Gmail/Outlook thì email phản hồi sẽ chuyển thẳng về cho bộ phận hỗ trợ khách hàng.

4. Sử dụng công cụ Thử nghiệm gửi thư

Trước khi kích hoạt hoặc thay đổi nội dung một mẫu email:

Mở chi tiết mẫu email trong menu Cấu hình → chọn Mẫu Email.
Bấm nút thử nghiệm gửi email trên thanh công cụ.
Nhập địa chỉ email cá nhân của bạn vào ô người nhận thử nghiệm.
Bấm nút gửi thử.
Mở hòm thư của bạn trên cả máy tính và điện thoại để kiểm tra: Tiêu đề thư có bị lỗi font không? Các biến dữ liệu (như tên khách, số tiền, ngày hết hạn) có được điền đúng không? Hình ảnh mã QR có hiển thị rõ nét không? Footer công ty có đầy đủ thông tin liên hệ không?

Kiểm tra kết quả

Hệ thống thông báo và email đạt chuẩn khi:

Các cảnh báo máy chủ quá tải được gửi ngay lập tức đến đúng email của kỹ thuật viên.
Toàn bộ 11 mẫu email tự động đều có chân trang thông tin công ty và địa chỉ phản hồi hợp lệ.
Thử nghiệm gửi email thành công, thư vào thẳng hộp thư chính (Inbox), không bị rơi vào hòm thư rác (Spam).