Đọc doanh thu và tình trạng hóa đơn

Quản lý kinh doanh, kế toán và quản trị

Mở ở đâu?

Để theo dõi chi tiết dòng tiền doanh thu dịch vụ và phân tích cấu trúc hoá đơn, mở hệ thống theo các đường dẫn sau:

Mở menu Các báo cáo → chọn Phí đã thu: Báo cáo bóc tách chi tiết từng dòng phí dịch vụ thực tế đã thu, phân biệt rõ ràng giữa phí khởi tạo ban đầu và phí duy trì định kỳ hàng tháng/năm.
Mở menu Các báo cáo → chọn Phân tích hoá đơn: Công cụ phân tích đa chiều toàn bộ hoá đơn trong hệ thống bằng bảng tổng hợp động (Pivot Table) và biểu đồ trực quan (Graph/Chart).

Báo cáo này giúp nhân viên kinh doanh, quản lý và kế toán nắm rõ cơ cấu nguồn thu từ các bot AI Agent đang vận hành:

Vào menu Các báo cáo → nhấp chọn Phí đã thu.
Thiết lập bộ lọc thời gian: Sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc để chọn khoảng thời gian cần kiểm tra (ví dụ: Tháng này, Quý này, hoặc Năm nay).
Phân tích cơ cấu 2 nhóm phí chính:
- Phí khởi tạo (Setup Fee): Khoản thu một lần khi kích hoạt bot mới cho khách hàng (ví dụ bot spa-huongsen.vodo.vn), bao gồm phí cấu hình tài nguyên máy chủ, cài đặt kịch bản huấn luyện AI ban đầu.
- Phí duy trì (Maintenance Fee): Khoản thu định kỳ hàng tháng, quý hoặc năm để bot tiếp tục vận hành trên máy chủ và kết nối AI liên tục.
- Tổng tiền: Tổng số tiền khách hàng thực tế đã trả sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu khuyến mãi (nếu có).
Đánh giá sức khỏe dòng tiền:
- Một hệ thống AI Agent phát triển bền vững khi tỷ trọng Phí duy trì tăng trưởng đều đặn qua các tháng và chiếm phần lớn tổng doanh thu, thể hiện nguồn doanh thu định kỳ tái diễn ổn định (MRR/ARR).

Màn hình phân tích hoá đơn cho phép bạn tùy biến trích xuất bất kỳ số liệu nào về hoá đơn theo nhiều chiều:

Vào menu Các báo cáo → nhấp chọn Phân tích hoá đơn.
Chuyển đổi các chế độ xem linh hoạt:
- Biểu tượng Bảng tổng hợp (Pivot) ở góc trên bên phải: Xem dạng bảng ma trận số liệu có thể mở rộng nhiều cấp.
- Biểu tượng Biểu đồ (Graph): Xem dạng biểu đồ cột, biểu đồ đường hoặc biểu đồ tròn.
- Biểu tượng Danh sách (List): Xem dạng bảng chi tiết từng dòng hoá đơn.
Tùy biến Thước đo (Measures):
- Bấm vào nút dropdown Thước đo ở góc trên bên trái màn hình.
- Chọn các chỉ số bạn muốn tính toán: Tổng tiền, Số lượng, Phí duy trì, Giảm giá.
Nhóm dữ liệu đa cấp (Group by):
- Bấm vào dấu cộng (+) trên tiêu đề hàng hoặc cột để chia nhỏ số liệu:
  - Nhóm theo Trạng thái: Xem tỷ trọng hoá đơn Chờ duyệt, Đã duyệt, và Đã hủy.
  - Nhóm theo Loại hoá đơn: So sánh doanh thu giữa khách đăng ký mới và khách gia hạn định kỳ.
  - Nhóm theo Gói dịch vụ: Đánh giá gói cước nào được ưa chuộng nhất (ví dụ gói Khởi nghiệp 1 tháng hay gói Doanh nghiệp 1 năm).
  - Nhóm theo Người chăm sóc: Đánh giá doanh số thực thu của từng nhân viên phụ trách.
  - Nhóm theo Ngày tạo hoặc Ngày duyệt: Chia nhỏ theo từng Ngày, Tuần, Tháng hoặc Quý.

Khi đọc số liệu, nhân viên mới cần phân biệt rõ ràng:

Doanh thu thực thu: Là tổng tiền của các hoá đơn đã ở trạng thái Đã duyệt. Chỉ những khoản này mới được ghi nhận vào doanh thu chính thức của công ty và là căn cứ tính hoa hồng cho người giới thiệu.
Doanh thu tiềm năng / Chờ thu: Là tổng tiền của các hoá đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt. Đây là các hoá đơn đã gửi cho khách nhưng tiền chưa về tài khoản hoặc chưa được kế toán xác nhận; tuyệt đối không cộng vào doanh thu thực tế.
Hoá đơn đã hủy: Các hoá đơn có trạng thái Đã hủy sẽ bị loại trừ hoàn toàn khỏi mọi phép tính doanh thu.

Sau khi trích xuất và đọc số liệu báo cáo doanh thu:

Tổng doanh thu thực thu khớp hoàn toàn với số liệu trên báo cáo Hiệu quả kinh doanh tháng.
Không bị lẫn lộn giữa số tiền của hoá đơn Chờ duyệt và hoá đơn Đã duyệt.
Các dòng phí khởi tạo và phí duy trì phản ánh đúng tỷ lệ cấu thành gói cước của các khách hàng như spa-huongsen.vodo.vn hay nhakhoa-vietphap.vodo.vn.