Theo dõi email thông báo hoa hồng

Nhân viên xem theo quyền; kế toán và quản trị xử lý

HOA HỒNG MINH BẠCH. Kiểm tra • Đối chiếu • Chi trả. — Biết thông báo đang chờ, đang gửi hay bị lỗi giúp bạn trả lời khách chính xác và tránh gửi lặp.

Mở ở đâu?

Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Hàng đợi Email hoa hồng

Tên menu hiển thị chính xác theo bản dịch hệ thống là Hàng đợi Email hoa hồng. Menu này theo dõi toàn bộ các email tự động gửi cho đối tác/người giới thiệu, bao gồm email thông báo khi có hoa hồng mới phát sinh và email thông báo khi hoa hồng đã được kế toán chi trả thành công.

Cách thực hiện

1. Tại sao hệ thống sử dụng hàng đợi email (Mail Queue)?

Để đảm bảo hệ thống vận hành mượt mà và không làm gián đoạn công việc của nhân viên:

Khi một hoá đơn được duyệt hoặc một đợt chi trả được xác nhận, hệ thống không gửi email ngay lập tức trên màn hình của bạn mà sẽ tạo bản ghi và đưa vào Hàng đợi xử lý nền (Mail Queue).
Một tiến trình tự động (Cron job) định kỳ quét hàng đợi và gửi email tuần tự qua máy chủ gửi thư SMTP.
Cơ chế này giúp tránh tình trạng treo màn hình khi gửi số lượng lớn email cùng lúc và tự động thử lại nếu máy chủ thư tạm thời bận.

2. Các trạng thái của một email trong hàng đợi

Khi mở danh sách hàng đợi email, bạn cần phân biệt rõ các trạng thái sau:

🟡 Chờ gửi (Pending / Waiting): Thư đã được tạo và đang xếp hàng chờ tiến trình nền gửi đi (thường trong vòng 1 - 3 phút).
🔵 Đang xử lý (In Queue / Sending): Hệ thống đang thực hiện kết nối với máy chủ gửi thư.
🟢 Đã gửi (Sent): Thư đã được gửi thành công sang hộp thư của đối tác kèm dấu thời gian gửi cụ thể.
🔴 Lỗi (Failed / Error): Không thể gửi thư do lỗi kỹ thuật (sai địa chỉ email, hòm thư người nhận bị khóa/đầy, hoặc máy chủ mail bị từ chối kết nối).
⚫ Đã hủy (Cancelled): Email bị hủy thủ công hoặc do bản ghi hoa hồng gốc bị hủy.

3. Quy trình xử lý khi đối tác phản ánh “Chưa nhận được email”

Khi nhận được phản hồi từ đối tác về việc chưa nhận được thông báo tiền hoa hồng:

Mở menu Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Hàng đợi Email hoa hồng.
Nhập địa chỉ email hoặc tên của đối tác vào ô tìm kiếm.
Mở bản ghi email tương ứng để kiểm tra tình trạng:
- Tình huống 1 - Email đang ở trạng thái Chờ gửi:
  - Giải thích cho đối tác là hệ thống đang xếp hàng gửi thư tự động, thư sẽ tới trong ít phút.
  - Tuyệt đối không bấm nút gửi lặp lại nhiều lần để tránh việc đối tác nhận phải nhiều email trùng lặp.
- Tình huống 2 - Email ở trạng thái Đã gửi nhưng đối tác chưa thấy:
  - Kiểm tra lại địa chỉ email hiển thị trên bản ghi xem có bị sai chính tả không.
  - Nhờ đối tác kiểm tra kỹ mục Thư rác (Spam/Junk) hoặc tab Quảng cáo (Promotions) trong hòm thư của họ (do chính sách lọc thư của Gmail hoặc Outlook có thể xếp nhầm email tự động vào đây).
- Tình huống 3 - Email ở trạng thái Lỗi:
  - Cuộn xuống xem thông điệp lỗi chi tiết trong trường Chi tiết lỗi (Error Details).
  - Nếu lỗi do sai địa chỉ email: Mở danh bạ của đối tác để sửa lại địa chỉ email cho chính xác.
  - Sau khi sửa xong, quay lại bản ghi email trong hàng đợi và nhấp vào nút Gửi lại Email (hoặc nút Gửi ngay) để hệ thống gửi lại.

4. Bàn giao sự cố máy chủ gửi thư cho Quản trị viên

Nếu bạn phát hiện hàng loạt email trong hàng đợi đều đồng loạt chuyển sang trạng thái Lỗi (Failed) trong cùng một khoảng thời gian:

Đây là dấu hiệu máy chủ gửi thư SMTP của công ty bị mất kết nối, hết hạn ngạch gửi hoặc thay đổi mật khẩu.
Hãy thông báo khẩn cấp cho bộ phận Quản trị hệ thống kiểm tra menu Cấu hình → Máy chủ gửi email để khôi phục kết nối.

Kiểm tra kết quả

Khi theo dõi hàng đợi email, bạn nắm chắc:

Phân biệt được email đang chờ gửi bình thường với email bị lỗi thực sự.
Đọc được nguyên nhân lỗi kỹ thuật trong bản ghi email để hướng dẫn đối tác xử lý.
Biết cách đưa một email bị lỗi về hàng đợi để thử gửi lại sau khi đối tác cập nhật hộp thư mới.