Bạn được làm những việc gì?

Mọi nhân viên

HỌC THEO CÔNG VIỆC. Khách hàng • Chăm sóc • Thanh toán. — Chọn đúng người xử lý giúp khách được phục vụ nhanh và công việc có người chịu trách nhiệm.

Mở ở đâu?

Quản lý iZZi → Các menu phân quyền theo tài khoản

Sau khi đăng nhập, hệ thống sẽ tự động hiển thị các thanh menu và nút bấm tương ứng với nhóm quyền đã được cấu hình cho tài khoản của bạn. Bạn cũng có thể mở danh mục tra cứu tại Quản lý iZZi → Cấu hình → Thông tin phân quyền (nếu có quyền quản trị) để xem chi tiết.

Cách thực hiện

1. Phân định trách nhiệm giữa 5 vai trò chính

Hệ thống iZZi Manager được thiết kế dựa trên nguyên tắc tách bạch trách nhiệm rõ ràng nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ. Mỗi nhân viên thuộc một hoặc nhiều vai trò sau:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                      KHÁCH HÀNG                             │
└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘
                               │
       ┌───────────────────────┼───────────────────────┐
       ▼                       ▼                       ▼
┌──────────────┐        ┌──────────────┐        ┌──────────────┐
│  KINH DOANH  │        │  CHĂM SÓC KH │        │   KẾ TOÁN    │
│  Tạo khách   │        │  Nhắc gia hạn│        │  Đối soát    │
│  Tạo hoá đơn │        │  Ghi nhật ký │        │  Duyệt tiền  │
│  Chăm sóc    │        │  Cập nhật SĐT│        │  Chi hoa hồng│
└──────┬───────┘        └──────┬───────┘        └──────┬───────┘
       │                       │                       │
       └───────────────────────┼───────────────────────┘
                               ▼
                        ┌──────────────┐
                        │   VẬN HÀNH   │
                        │  Máy chủ VPS │
                        │  Start/Stop  │
                        │  Sao lưu FTP │
                        └──────────────┘

Nhân viên Chăm sóc khách hàng (Care):
- Được làm: Xem danh sách khách hàng và hoá đơn; bấm nút Nhận chăm sóc trên hoá đơn chờ xử lý; liên hệ khách hàng và ghi chép nhật ký trong tab Lịch sử chăm sóc; sử dụng nút Cập nhật số điện thoại khách hàng để chuẩn hóa số điện thoại; xem thông tin hoa hồng của người giới thiệu để giải đáp thắc mắc.
- Không được làm: Không tự tạo khách hàng mới, không tạo hoá đơn, không duyệt thanh toán, không xóa dữ liệu và không điều khiển container bot.
- 👉 Xem cẩm nang chi tiết cho Chăm sóc khách hàng
Nhân viên Kinh doanh (Sales) & Quản lý kinh doanh (Sales Manager):
- Nhân viên Kinh doanh: Thực hiện toàn bộ quyền của nhân viên chăm sóc; được tạo mới hồ sơ iZZi khách hàng; bấm nút Tạo hoá đơn đăng ký mới hoặc gia hạn; áp dụng mã khuyến mãi hoặc voucher cho khách hàng.
- Quản lý Kinh doanh: Xem toàn diện các báo cáo doanh thu, khách hàng mới, tỷ lệ gia hạn; xem báo cáo năng suất nhân viên; điều phối chuyển giao người chăm sóc; được phép bấm nút Hủy hoá đơn đang ở trạng thái nháp hoặc chờ duyệt; bấm nút Tính hoa hồng cho các hoá đơn hợp lệ.
- Không được làm: Không được duyệt thanh toán hoá đơn (đây là quyền độc lập của Kế toán để tránh xung đột lợi ích), không được tự lập đợt chi trả hoa hồng.
- 👉 Xem cẩm nang chi tiết cho Kinh doanh & Quản lý
Kế toán (Accountant):
- Được làm: Quản lý dòng tiền; tra cứu và đối soát giao dịch chuyển khoản ngân hàng SePay; ghép nối giao dịch với hoá đơn tương ứng; thực hiện bấm nút Duyệt thủ công cho hoá đơn khi hệ thống tự động chưa khớp; bấm nút Quét & Gom hoa hồng và Xác nhận đợt để lập đợt chi trả hoa hồng cho đối tác; bấm Đánh dấu đã chi trả sau khi chuyển khoản thành công; ghi nhận chi phí thuê máy chủ định kỳ; xem toàn bộ báo cáo tài chính và xuất dữ liệu Excel.
- Không được làm: Không trực tiếp can thiệp kỹ thuật vào máy chủ VPS hay thay đổi cấu hình bot của khách.
- 👉 Xem cẩm nang chi tiết cho Kế toán
Vận hành kỹ thuật (Operations):
- Được làm: Theo dõi danh sách máy chủ VPS, kiểm tra tình trạng kết nối SSH; giám sát chỉ số tải CPU, RAM, dung lượng ổ cứng của máy chủ và container bot; thực hiện các thao tác điều khiển bot: Khởi động, Dừng, Khởi động lại khi khách hàng báo lỗi; thực hiện bấm nút Khôi phục từ Backup từ máy chủ FTP; bấm Cập nhật mã nguồn bot đồng loạt.
- Không được làm: Không duyệt hoá đơn tiền tệ, không sửa chính sách giá hay can thiệp vào tiền hoa hồng.
- 👉 Xem cẩm nang chi tiết cho Vận hành kỹ thuật
Quản trị hệ thống (System Administrator):
- Nắm toàn quyền thiết lập hệ thống, phân quyền người dùng, cấu hình bảng giá, tài khoản ngân hàng, mẫu email và xử lý các tình huống nghiệp vụ đặc biệt.
- 👉 Xem cẩm nang chi tiết cho Quản trị viên

2. Ma trận tra cứu thao tác và quyền hạn

Thao tác nghiệp vụ	Chăm sóc	Kinh doanh	QL Kinh doanh	Kế toán	Vận hành	Quản trị
Xem khách hàng & hoá đơn	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Nhận chăm sóc hoá đơn	✓	✓	✓	✗	✗	✓
Ghi Lịch sử chăm sóc (Care Log)	✓	✓	✓	✗	✗	✓
Cập nhật số điện thoại khách hàng	✓	✓	✓	✗	✗	✓
Tạo hồ sơ khách hàng mới	✗	✓	✓	✗	✗	✓
Tạo hoá đơn dịch vụ	✗	✓	✓	✗	✗	✓
Hủy hoá đơn chờ duyệt	✗	✗	✓	✗	✗	✓
Duyệt hoá đơn thanh toán	✗	✗	✗	✓	✗	✓
Đối soát giao dịch ngân hàng	✗	✗	✗	✓	✗	✓
Quét & Gom hoa hồng đợt chi	✗	✗	✗	✓	✗	✓
Đánh dấu đã chi trả hoa hồng	✗	✗	✗	✓	✗	✓
Khởi động / Dừng / Khởi động lại Bot	✗	✗	✗	✗	✓	✓
Khôi phục từ Backup FTP	✗	✗	✗	✗	✓	✓
Cập nhật mã nguồn máy chủ	✗	✗	✗	✗	✓	✓
Cấu hình bảng giá, ngân hàng, email	✗	✗	✗	✗	✗	✓

3. Quy trình phối hợp bàn giao công việc liên phòng ban

Khi một công việc vượt quá phạm vi quyền hạn của bạn, hãy thực hiện bàn giao theo đúng tuyến:

Khách hàng muốn đăng ký mới: Chăm sóc khách hàng tiếp nhận thông tin ban đầu → Bàn giao cho Kinh doanh tạo khách và tạo hoá đơn.
Khách hàng đã chuyển tiền nhưng bot chưa kích hoạt: Chăm sóc hoặc Kinh doanh kiểm tra mã giao dịch → Bàn giao cho Kế toán kiểm tra lịch sử SePay để duyệt thủ công.
Khách hàng báo bot không trả lời tin nhắn: Chăm sóc tiếp nhận → Bàn giao cho Vận hành kỹ thuật kiểm tra trạng thái container và khởi động lại dịch vụ.
Khách hàng xin đổi người giới thiệu: Tuyệt đối không hỗ trợ đổi người giới thiệu. Nhân viên chăm sóc hoặc kinh doanh trực tiếp giải thích rõ chính sách bảo toàn công sức của người giới thiệu ban đầu (không được quyền ngắt quãng). Khi người giới thiệu không còn sử dụng bot iZZi nữa, hệ thống tự động ngừng sinh hoa hồng và công ty không phải chi trả khoản này.

Kiểm tra kết quả

Để đảm bảo làm đúng quyền và trách nhiệm:

Nắm rõ danh sách các menu và nút bấm mà vai trò của mình được phép thao tác.
Không thực hiện các hành động vượt quyền (ví dụ nhờ tài khoản khác duyệt tiền hay đổi trạng thái kỹ thuật).
Khi chuyển việc cho bộ phận khác, cung cấp đầy đủ: Tên khách hàng, Mã hoá đơn (hoặc đường link liên kết), Tình trạng hiện tại và Yêu cầu cụ thể cần giải quyết.