Chuẩn bị các kênh liên hệ và bàn giao

Quản trị; nhân viên gửi yêu cầu khi có vướng mắc

Mở ở đâu?

Để thiết lập các dịch vụ hạ tầng kết nối tự động trong hệ thống, mở theo các đường dẫn sau:

Mở menu Cấu hình → chọn API Cloudflare: Quản lý tài khoản Cloudflare tự động tạo bản ghi DNS cho tên miền phụ của khách hàng.
Mở menu Cấu hình → chọn Telegram Bot: Quản lý bot Telegram gửi thông báo sự kiện nội bộ theo thời gian thực.
Mở menu Cấu hình → chọn Server FTP Backup: Quản lý các máy chủ FTP lưu trữ bản sao lưu dự phòng của hệ thống.
Mở menu Cấu hình → chọn Máy chủ gửi email: Thiết lập kết nối SMTP gửi email cho khách hàng và đối tác.

Để mỗi bot mới tạo đều có thể truy cập được ngay qua Internet mà không cần kỹ thuật viên phải tạo bản ghi DNS thủ công:

Vào menu Cấu hình → chọn API Cloudflare, bấm nút Mới.
Khai báo thông số API:
- Tên cấu hình: Đặt tên nhận diện (ví dụ: Cloudflare Chính - vodo.vn).
- API Token: Khóa mã thông báo API được cấp từ bảng điều khiển Cloudflare có quyền chỉnh sửa bản ghi DNS (Zone.DNS).
- Zone ID: Mã vùng định danh tên miền chính của công ty trên Cloudflare.
- Tên miền gốc: Tên miền chính (ví dụ: vodo.vn).
Kiểm tra kết nối:
- Bấm nút Kiểm tra API Cloudflare. Nếu hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo màu xanh xác nhận kết nối thành công.
Cơ chế hoạt động tự động:
- Khi nhân viên kinh doanh tạo một khách hàng có tên miền rút gọn là spadep, hệ thống sẽ tự động gọi API Cloudflare để tạo ngay một bản ghi A trỏ spadep.vodo.vn về địa chỉ IP của máy chủ VPS lưu trữ bot đó.

Hệ thống tích hợp bot Telegram để cập nhật diễn biến nghiệp vụ tức thì vào các nhóm chat điều hành của công ty:

Vào menu Cấu hình → chọn Telegram Bot, bấm nút Mới.
Nhập Bot Token được cấp từ BotFather và nhập Chat ID của nhóm Telegram nhận thông báo (ví dụ nhóm điều hành công ty hoặc nhóm kỹ thuật).
Các sự kiện tự động gửi thông báo vào Telegram:
- Có giao dịch thanh toán ngân hàng SePay thành công.
- Có hoá đơn được duyệt và bot của khách được kích hoạt/gia hạn thành công.
- Cảnh báo khẩn cấp khi máy chủ VPS bị mất kết nối SSH hoặc quá tải dung lượng đĩa.
- Thông báo khi có sự cố khởi tạo bot thất bại.
Bấm nút gửi tin nhắn thử nghiệm để đảm bảo bot gửi được tin nhắn vào đúng nhóm chat nội bộ.

Đảm bảo tỷ lệ gửi email thành công cao nhất:

Vào menu Cấu hình → chọn Máy chủ gửi email.
Khai báo thông tin máy chủ SMTP (như Google Workspace, Amazon SES hoặc SendGrid):
- Địa chỉ máy chủ (SMTP Server), Cổng (SMTP Port, thường là 465 hoặc 587), Giao thức bảo mật (SSL/TLS).
- Tên đăng nhập và Mật khẩu ứng dụng (App Password).
Bấm nút Kiểm tra kết nối: Hệ thống sẽ thực hiện bắt tay với máy chủ mail. Chỉ khi thông báo kết nối thành công hiển thị, hệ thống gửi email tự động mới được coi là sẵn sàng.

Bảo vệ an toàn tuyệt đối dữ liệu của khách hàng là ưu tiên hàng đầu:

Vào menu Cấu hình → chọn Server FTP Backup, bấm nút Mới.
Nhập Địa chỉ máy chủ FTP, Cổng (Port 21 hoặc 22/SFTP), Tài khoản và Mật khẩu đăng nhập FTP.
Bấm nút Kiểm tra kết nối để kiểm tra quyền đọc/ghi tệp.
Cơ chế sao lưu đa máy chủ và chuyển đổi dự phòng (Failover):
- Hệ thống cho phép gán nhiều máy chủ FTP cho một máy chủ cài đặt khách hàng.
- Khi tiến trình sao lưu định kỳ chạy, hệ thống nén dữ liệu bot thành tệp ZIP, loại bỏ các thư mục rác, và đẩy tệp này đồng thời lên tất cả các máy chủ FTP đã chọn với cùng một mã định danh thời gian.
- Khi cần khôi phục lại dữ liệu cho khách hàng (ví dụ bot spa-huongsen.vodo.vn), nếu máy chủ FTP thứ nhất bị lỗi hoặc mất mạng, kỹ thuật viên có thể chuyển đổi sang máy chủ FTP dự phòng thứ hai để tải tệp sao lưu về mà không làm gián đoạn dịch vụ.

Hạ tầng kết nối tự động hoàn tất khi:

Cloudflare API vượt qua bài kiểm tra bằng nút Kiểm tra API Cloudflare và tạo được bản ghi DNS tự động khi tạo khách mới trên miền vodo.vn.
Bot Telegram gửi được tin nhắn thông báo thử nghiệm vào đúng nhóm chat nội bộ.
Máy chủ gửi email SMTP kết nối thành công, không bị lỗi xác thực mật khẩu.
Các máy chủ FTP sao lưu đều kết nối tốt và tiếp nhận tệp sao lưu định kỳ hàng ngày.