Cẩm nang cho kinh doanh và quản lý

Kinh doanh và quản lý kinh doanh

KHÁCH HÀNG & GIỚI THIỆU. Tìm đúng khách • Ghi đúng thông tin. — Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ chính xác; quản lý điều phối và theo dõi kết quả của cả nhóm.

Mở ở đâu?

Các menu làm việc dành cho nhân viên kinh doanh và quản lý (theo đúng trình tự menu trong hệ thống):

Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → iZZi khách hàng: Tạo hồ sơ khách hàng mới, theo dõi trạng thái khởi tạo bot.
Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Hoá đơn: Tạo hoá đơn thanh toán cho khách, theo dõi tiến độ duyệt tiền.
Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Liên hệ chưa từng giới thiệu: Tiếp cận và phân bổ nguồn khách tiềm năng.
Quản lý iZZi → Các báo cáo: Dành cho Quản lý kinh doanh theo dõi doanh thu, khách mới, tỷ lệ gia hạn và năng suất nhân viên.

Cách thực hiện

Nhân viên kinh doanh và quản lý bấm vào các liên kết để xem chi tiết từng chức năng theo đúng menu:

Công việc cần thực hiện	Menu trên hệ thống	Hướng dẫn chi tiết
Lên đơn tạo mới bot khách hàng	AI Agent iZZi → iZZi khách hàng	Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo mới & theo dõi iZZi khách hàng
Tạo hoá đơn & Gửi VietQR cho khách	AI Agent iZZi → Hoá đơn	Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo và theo dõi Hoá đơn
Khai thác khách hàng tiềm năng	AI Agent iZZi → Liên hệ chưa từng giới thiệu	Xem chi tiết: Tiếp cận Liên hệ chưa từng giới thiệu
Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi dùng thử	Các báo cáo → iZZi khách hàng mới và dùng thử	Xem chi tiết: Báo cáo khách mới và dùng thử
Theo dõi tỷ lệ giữ chân khách hàng	Các báo cáo → Gia hạn và duy trì khách hàng	Xem chi tiết: Báo cáo gia hạn & duy trì
Đánh giá thi đua & xếp hạng nhân viên	Các báo cáo → Năng suất nhân viên	Xem chi tiết: Báo cáo năng suất nhân viên
Kiểm tra hiệu quả các gói cước	Các báo cáo → Hiệu quả theo kỳ hạn	Xem chi tiết: Báo cáo gói cước & khuyến mãi

2. Dành cho Nhân viên Kinh doanh: Quy trình lên đơn cho khách hàng mới

Thu thập thông tin đầy đủ từ khách hàng:
- Tên thương hiệu/dịch vụ bot của khách (ví dụ: Nha Khoa Nụ Cười).
- Tên người liên hệ đại diện, số điện thoại và địa chỉ email chính xác để nhận thông tin đăng nhập.
- Nhu cầu sử dụng: Khách muốn dùng thử (Trial 3 ngày) hay đăng ký gói trả phí ngay (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm).
- Tên miền ngắn (Subdomain) mong muốn (ví dụ: nhakhoanucuoi.vodo.vn).
- Mã giới thiệu (nếu có khách hàng cũ giới thiệu) hoặc Mã khuyến mãi.
Tạo hồ sơ iZZi khách hàng:
- Vào menu Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → iZZi khách hàng, bấm nút Mới.
- Điền Tên khách hàng, chọn Người liên hệ (nếu chưa có thì bấm tạo nhanh đối tác mới kèm email).
- Nhập Tên miền ngắn (hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem có bị trùng hoặc nằm trong danh sách từ cấm hay không).
- Chọn Máy chủ (chọn máy chủ có dung lượng và sức chứa còn trống).
- Chọn Bảng Giá: Chọn gói dùng thử nếu khách muốn test trước, hoặc gói cước phù hợp nhu cầu.
- Điền Mã giới thiệu hoặc Mã khuyến mãi (nếu có).
- Bấm Lưu biểu mẫu. Sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động đưa yêu cầu khởi tạo vào hàng đợi để cấu hình bot trên Docker và trỏ DNS qua Cloudflare.
Tạo hoá đơn thanh toán cho khách:
- Trên form hồ sơ khách hàng vừa tạo, nhấp vào nút Tạo hoá đơn.
- Trong cửa sổ hiện lên, chọn Loại hoá đơn là Đăng ký mới (hoặc Gia hạn nếu khách đã dùng thử xong), kiểm tra gói giá và số tiền.
- Bấm Xác nhận. Hệ thống sinh ra một hoá đơn mới ở trạng thái Chờ duyệt kèm mã chuyển khoản an toàn 5 ký tự và mã VietQR.
- Bấm nút Gửi lại Email để khách hàng nhận được email thông tin chuyển khoản qua ngân hàng.
Theo dõi kích hoạt:
- Nhắc khách quét mã QR để thanh toán.
- Khi ngân hàng nhận được tiền, hệ thống SePay tự động duyệt hoá đơn và bot của khách sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đang hoạt động.

3. Dành cho Quản lý Kinh doanh: Điều phối và Giám sát

Điều phối chăm sóc khách hàng:
- Thường xuyên kiểm tra danh sách Hoá đơn chờ duyệt để phát hiện các hoá đơn chưa có nhân viên nào nhận phụ trách.
- Xem xét lịch sử liên hệ của nhân viên trong tab Lịch sử chăm sóc để đánh giá chất lượng cuộc gọi.
- Nếu có nhân viên nghỉ ốm hoặc quá tải, Quản lý có thể can thiệp gán lại người chăm sóc cho nhân viên khác.
Xử lý hủy hoá đơn khi có yêu cầu hợp lệ:
- Trường hợp khách hàng đổi ý không muốn lấy gói cũ hoặc nhân viên kinh doanh tạo nhầm thông tin, Quản lý kinh doanh có thẩm quyền mở hoá đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt và bấm nút Hủy hoá đơn.
- Lưu ý: Bắt buộc ghi rõ lý do hủy vào khung thảo luận Chatter trước khi bấm hủy.
Quán triệt quy định không đổi người giới thiệu:
- Khi nhận được phản ánh hoặc yêu cầu từ khách hàng muốn đổi người giới thiệu, Quản lý kinh doanh giữ vững nguyên tắc: Khách hàng không được quyền đổi người giới thiệu.
- Công sức tiếp cận, tư vấn và kết nối ban đầu của người giới thiệu là quyền lợi chính đáng được ghi nhận xuyên suốt, tuyệt đối không được quyền ngắt quãng.
- Khi người giới thiệu không còn sử dụng trợ lý ảo iZZi nữa (bot hết hạn hoặc bị dừng), hoa hồng giới thiệu từ các hoá đơn phát sinh sau đó sẽ không còn được sinh ra, và phần chi hoa hồng này công ty sẽ không phải chi trả. Tuyệt đối không can thiệp đổi mã giới thiệu trên hệ thống.
Theo dõi các báo cáo kinh doanh trọng yếu:
- Báo cáo iZZi khách hàng mới và dùng thử: Đánh giá số lượng khách đăng ký theo từng tuần, từng tháng và tỷ lệ chuyển đổi từ Dùng thử sang Trả phí.
- Báo cáo Gia hạn và duy trì khách hàng: Theo dõi tỷ lệ khách hàng tiếp tục gia hạn sau khi hết hạn gói cước, từ đó nhận diện các vấn đề về chất lượng dịch vụ bot để cải tiến.
- Báo cáo Năng suất nhân viên: Xem tổng điểm năng suất, số cuộc gọi chăm sóc, số hoá đơn tạo mới và tỷ lệ chốt đơn thành công của từng bạn trong đội ngũ.

Kiểm tra kết quả

Hồ sơ và quy trình kinh doanh đạt chuẩn khi:

Hồ sơ khách hàng mới tạo có đầy đủ email, số điện thoại, tên miền phụ hợp lệ dạng *.vodo.vn và gói cước chính xác.
Hoá đơn được tạo đúng loại (Đăng ký mới hoặc Gia hạn), số tiền khớp với chính sách giá và chương trình khuyến mãi đang áp dụng.
Mọi thay đổi về người phụ trách hoặc lý do hủy hoá đơn đều được ghi chú rõ ràng trên hệ thống; tuân thủ nghiêm ngặt quy định không đổi người giới thiệu.
Các báo cáo định kỳ được đối chiếu số liệu nhất quán với bộ phận kế toán.

Tình huống thực tế

1. Khách hàng hỏi về khuyến mãi

Mở menu Cấu hình → Các chương trình khuyến mãi (hoặc xem trực tiếp trên form tạo hoá đơn) để biết các chương trình giảm giá hoặc tặng ngày đang còn hiệu lực.
Nhập mã khuyến mãi vào trường tương ứng trên form để hệ thống tự động tính lại tổng số tiền thanh toán thực tế sau khi giảm trừ.
Luôn đối chiếu số tiền hiển thị trên hoá đơn trước khi báo giá cuối cùng cho khách hàng.

2. Khách hàng muốn đổi người giới thiệu

Nguyên tắc cốt lõi: Khách hàng không được quyền đổi người giới thiệu. Công sức của người giới thiệu có được không được quyền ngắt quãng.
Chính sách hoa hồng khi người giới thiệu dừng dịch vụ: Khi người giới thiệu không còn sử dụng trợ lý ảo iZZi nữa thì hoa hồng giới thiệu sẽ không còn, phần chi hoa hồng công ty sẽ không phải chi trả.
Cách ứng xử của đội ngũ kinh doanh: Giải thích rõ cho khách hàng về chính sách minh bạch bảo vệ quyền lợi người giới thiệu của iZZi, không tiếp nhận và không chuyển tiếp các yêu cầu đổi mã giới thiệu.