Thiết lập chung và quy tắc thanh toán

Quản trị hệ thống

VẬN HÀNH CÓ KIỂM TRA. Tiếp nhận • Xử lý • Bàn giao. — Kiểm tra những thiết lập ảnh hưởng đến nhiều nhân viên trước khi thay đổi.

Mở ở đâu?

Để quản lý và điều chỉnh các tham số vận hành chung của toàn bộ hệ thống, mở theo đường dẫn:

Mở menu Cấu hình → chọn Thiết lập.

Menu này dành riêng cho Quản trị viên hệ thống để kiểm soát toàn bộ các tham số vận hành chung của Quản lý iZZi: từ quy tắc sinh mã chuyển khoản ngân hàng, tích hợp cổng SePay, ngưỡng an toàn máy chủ đến trọng số tính điểm thi đua nhân viên.

Cách thực hiện

1. Cấu hình Quy tắc Mã chuyển khoản an toàn

Để cổng thanh toán ngân hàng nhận diện chính xác 100% hoá đơn của khách hàng mà không bị nhầm lẫn:

Vào menu Cấu hình → nhấp chọn Thiết lập, cuộn đến phần Quy tắc chuyển khoản ngân hàng.
Nguyên lý sinh mã chuyển khoản an toàn:
- Hệ thống tự động sinh một mã ngẫu nhiên gồm đúng 5 ký tự (ví dụ: A7K9M, B3X2P).
- Bộ ký tự được chọn lọc đặc biệt: loại bỏ toàn bộ các ký tự dễ gây nhầm lẫn khi người dùng gõ trên điện thoại (như số 0 với chữ cái O, số 1 với chữ I hoặc chữ L).
- Mã chuyển khoản này được gắn cố định vào từng hoá đơn và nhúng trực tiếp vào mã VietQR động khi xuất ra cho khách.
- Quy tắc bắt buộc: Nhân viên chăm sóc và kinh doanh khi hướng dẫn khách hàng phải luôn nhắc khách sao chép trực tiếp nội dung chuyển khoản từ hoá đơn; tuyệt đối không tự chế hoặc ghép mã từ số hoá đơn (như tự viết INV001) vì hệ thống ngân hàng sẽ không thể tự động khớp được.

2. Cấu hình Tự động duyệt thanh toán qua cổng SePay

Mục này quyết định việc hoá đơn có được tự động duyệt ngay khi tiền về tài khoản công ty hay không:

Thiết lập kết nối Webhook:
- Điền SePay API Key và Mã bí mật Webhook được cấp từ tài khoản quản trị cổng SePay của công ty.
Kích hoạt tính năng Tự động duyệt:
- Tích chọn ô Tự động duyệt thanh toán SePay.
- Khi tùy chọn này được bật, mỗi khi hệ thống nhận được tín hiệu tiền vào đúng nội dung và đủ số tiền, tài khoản hệ thống sẽ tự động chuyển hoá đơn sang trạng thái Đã duyệt, tự động kích hoạt hoặc gia hạn bot cho khách hàng (ví dụ bot spa-huongsen.vodo.vn), đồng thời ghi nhận hoa hồng ngay lập tức.
- Nếu tắt tùy chọn này, toàn bộ giao dịch tiền về sẽ dừng ở trạng thái Chưa ghép nối và kế toán phải duyệt thủ công từng hoá đơn một.

3. Cấu hình Ngưỡng an toàn máy chủ (Admission Control)

Để bảo vệ các máy chủ VPS không bị treo hoặc quá tải:

Cuộn đến phần Ngưỡng giám sát tài nguyên máy chủ.
Thiết lập các giới hạn cảnh báo:
- Tải CPU tối đa (%): Mặc định thiết lập ở mức 80% hoặc 85%.
- Dung lượng ổ đĩa trống tối thiểu (GB): Mặc định là 10 GB.
Cơ chế khóa tiếp nhận tự động:
- Khi một máy chủ VPS có dung lượng ổ cứng giảm xuống dưới 10GB hoặc số container bot đạt đến sức chứa tối đa thiết kế:
- Hệ thống sẽ tự động tạm dừng phân bổ khách hàng mới vào máy chủ đó, ngăn chặn nguy cơ tràn ổ cứng làm tê liệt cơ sở dữ liệu của khách hàng.

4. Cấu hình Trọng số Điểm năng suất nhân viên

Tại mục Chấm điểm năng suất nhân viên, quản trị viên có thể điều chỉnh điểm số cho từng hành vi công việc:

Điểm tạo khách hàng mới (mặc định: 1 điểm).
Điểm tạo hoá đơn (mặc định: 1 điểm).
Điểm ghi nhận nhật ký chăm sóc hợp lệ (mặc định: 1 điểm).
Điểm cập nhật số điện thoại chuẩn hóa (mặc định: 1 điểm).
Điểm xử lý thành công sự cố (mặc định: 1 điểm).
Điểm thưởng hoàn thành chốt đơn: Mặc định là 3 điểm cho nhân viên chăm sóc khi hoá đơn đăng ký mới hoặc gia hạn được duyệt thanh toán thành công.

5. Lưu và áp dụng cấu hình

Sau khi điều chỉnh bất kỳ thông số nào, bấm nút Lưu ở góc trên bên trái màn hình.
Thông báo cho các bộ phận liên quan (Kế toán, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng) về thời điểm áp dụng chính sách mới.

Kiểm tra kết quả

Sau khi thay đổi thiết lập:

Tạo thử một hoá đơn mẫu để kiểm tra mã chuyển khoản 5 ký tự sinh ra đúng cấu trúc.
Quét thử mã VietQR bằng ứng dụng ngân hàng (chế độ kiểm thử) để kiểm tra thông tin hiển thị chính xác.
Kiểm tra điểm năng suất trên báo cáo có phản ánh đúng theo trọng số mới vừa cấu hình.