Tìm, tạo và theo dõi khách hàng

Chăm sóc, kinh doanh; vận hành xem theo công việc

KHÁCH HÀNG & GIỚI THIỆU. Tìm đúng khách • Ghi đúng thông tin. — Mở đúng hồ sơ để xem hạn dịch vụ, thông tin liên hệ và việc cần làm tiếp theo.

Mở ở đâu?

Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → iZZi khách hàng

Đây là phân hệ quản lý trung tâm toàn bộ các bot AI Agent của khách hàng trên hệ thống. Tên menu hiển thị chính xác theo bản dịch hệ thống là iZZi khách hàng.

Cách thực hiện

1. Tra cứu và đọc thông tin trên danh sách khách hàng

Khi mở màn hình danh sách, bạn sẽ thấy các cột thông tin quan trọng:

Tên khách hàng: Tên định danh của bot hoặc tên doanh nghiệp khách hàng (ví dụ: Nha Khoa Nụ Cười, Thời Trang Xinh).
Tên miền ngắn (Subdomain): Địa chỉ truy cập dịch vụ bot của khách hàng (ví dụ: nhakhoanucuoi.vodo.vn).
Máy chủ: Máy chủ VPS đang lưu trữ và vận hành container bot của khách.
Bảng Giá: Gói cước khách hàng đang sử dụng (Dùng thử 3 ngày, Gói 1 tháng, Gói 6 tháng…).
Trạng thái: Giai đoạn vòng đời hiện tại (Chưa kích hoạt, Dùng thử, Đang hoạt động, Chờ gia hạn, Đã dừng, Huỷ bỏ).
Trạng thái Online:
- 🟢 Chấm xanh (Online): Container bot đang chạy ổn định trên máy chủ.
- 🔴 Chấm đỏ (Offline): Bot đang bị ngắt kết nối hoặc container đã bị dừng.
Ngày hết hạn: Thời điểm chính xác gói cước của khách hàng hết hiệu lực (hiển thị theo giờ Việt Nam GMT+7).
Số ngày còn lại: Số ngày đếm ngược đến hạn. Khi số ngày chuyển sang màu cam hoặc đỏ (dưới 7 ngày), nhân viên chăm sóc cần ưu tiên liên hệ.

Sử dụng thanh tìm kiếm để tra cứu nhanh theo Tên khách hàng, Tên miền ngắn hoặc Số điện thoại. Sử dụng các bộ lọc có sẵn: Đang hoạt động, Dùng thử, Sắp hết hạn, Chờ gia hạn để lọc danh sách làm việc.

2. Quy trình tạo mới iZZi khách hàng (Dành cho Kinh doanh)

Khi có khách hàng mới đăng ký trải nghiệm hoặc mua gói cước:

Nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái.
Điền các trường thông tin cơ bản:
- Tên khách hàng: Nhập tên bot của khách hàng (viết hoa chữ cái đầu, rõ ràng).
- Người liên hệ: Chọn khách hàng đại diện từ danh bạ. Nếu chưa có, bấm tạo nhanh và bắt buộc nhập email chính xác để hệ thống gửi thông tin đăng nhập dịch vụ.
- Tên miền ngắn: Nhập phần tên miền rút gọn (chỉ gồm chữ cái thường, số và dấu gạch ngang, ví dụ: nhakhoanucuoi để tạo thành nhakhoanucuoi.vodo.vn). Hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem tên miền này đã được ai đăng ký chưa hoặc có nằm trong danh sách từ cấm hay không.
- Máy chủ: Chọn máy chủ VPS còn sức chứa tiếp nhận khách hàng mới.
- Bảng Giá: Chọn gói cước theo thỏa thuận với khách (chọn gói Dùng thử nếu là khách mới muốn trải nghiệm 3 ngày).
Điền thông tin giới thiệu và khuyến mãi (nếu có):
- Mã giới thiệu: Nhập mã giới thiệu của đối tác hoặc khách hàng cũ đã giới thiệu khách này để ghi nhận hoa hồng.
- Mã khuyến mãi: Nhập mã voucher hoặc chọn chương trình giảm giá đang chạy.
Cấu hình Agent (nếu có sẵn token):
- Nhập mã Telegram Bot Token được cấp từ BotFather để kết nối bot với Telegram của khách.
Lưu hồ sơ:
- Nhấp vào nút Lưu biểu mẫu.
- Ngay sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động xếp yêu cầu vào hàng đợi xử lý nền: kết nối SSH đến máy chủ VPS để tạo thư mục dữ liệu, khởi tạo container Docker OpenClaw, tự động tạo bản ghi DNS trên Cloudflare và gửi email thông tin đăng nhập đến cho khách hàng.

3. Thao tác điều khiển bot (Dành cho Vận hành & Quản trị)

Tại khu vực trên cùng của form khách hàng, bạn sẽ thấy các nút điều khiển kỹ thuật:

Nút Khởi động: Bật lại container bot khi khách hàng vừa thanh toán gia hạn hoặc sau khi khắc phục lỗi kỹ thuật.
Nút Dừng: Tạm dừng container khi khách hàng yêu cầu hoặc khi phát sinh sự cố khẩn cấp. Thao tác này sẽ bật cờ Đã dừng bởi Quản trị viên.
Nút Khởi động lại: Khởi động lại container khi bot có hiện tượng chạy chậm hoặc mất kết nối tạm thời.
Nút Tạo lại iZZi khách hàng: Nếu quá trình tạo ban đầu bị lỗi (hiển thị thông báo màu đỏ Creation Failed), nút này sẽ xuất hiện để bạn bấm thử lại sau khi đã kiểm tra máy chủ.

4. Cập nhật số điện thoại chuẩn hóa

Để bảo toàn dữ liệu liên hệ và không làm sai lệch liên kết đối tác:

Mở hồ sơ khách hàng tại AI Agent iZZi → iZZi khách hàng.
Bấm nút Cập nhật số điện thoại khách hàng trên thanh công cụ.
Nhập số điện thoại đã được xác nhận với khách hàng (viết liền, đúng 10 số di động).
Bấm Lưu số điện thoại. Hệ thống tự động cập nhật số điện thoại vào cả hồ sơ bot và danh bạ liên hệ.

5. Tạo hoá đơn thanh toán cho khách hàng

Khi khách hàng dùng thử muốn nâng cấp lên gói chính thức, hoặc khi khách hàng đang hoạt động muốn gia hạn:
Nhân viên kinh doanh nhấp vào nút Tạo hoá đơn trên form khách hàng.
Chọn loại hoá đơn là Đăng ký mới hoặc Gia hạn, chọn gói cước và thời hạn mong muốn.
Bấm Xác nhận để chuyển sang màn hình hoá đơn và lấy mã VietQR gửi cho khách hàng.
Lưu ý phân biệt: Nút Gia hạn iZZi khách hàng trên header là thao tác kỹ thuật trực tiếp của quản trị viên hệ thống; nhân viên kinh doanh luôn sử dụng nút Tạo hoá đơn.

6. Tab Lịch sử Sao lưu và Khôi phục (Backup & Restore)

Mở tab Lịch sử Backup ở cuối form khách hàng.
Bạn sẽ thấy danh sách các tệp sao lưu hàng ngày của khách hàng được lưu trữ an toàn trên các máy chủ FTP.
Khi cần khôi phục lại dữ liệu cho khách hàng:
- Nhấp vào nút Khôi phục từ Backup trong tab này.
- Chọn bản sao lưu và máy chủ FTP mong muốn.
- Bấm Kiểm tra file trên FTP rồi bấm Tiến hành khôi phục để đưa bot về trạng thái dữ liệu của bản sao lưu đó.

Kiểm tra kết quả

Sau khi thao tác trên hồ sơ khách hàng, hãy kiểm tra lại:

Trạng thái kết nối hiển thị chấm xanh (Trạng thái Online: Online) sau khi khởi tạo thành công.
Tên miền phụ dạng *.vodo.vn truy cập được vào giao diện bot của khách hàng qua trình duyệt web.
Ngày hết hạn và số ngày còn lại hiển thị chính xác theo gói cước đã chọn.
Khách hàng nhận được email thông tin tài khoản đăng nhập.
Lịch sử tương tác được ghi nhận đầy đủ trong tab Lịch sử chăm sóc.

Tình huống thực tế: Khách hàng muốn đổi người giới thiệu

Quy định bất di bất dịch: Khách hàng không được quyền đổi người giới thiệu. Công sức của người giới thiệu đã bỏ ra để kết nối khách hàng với iZZi là quyền lợi chính đáng được hệ thống ghi nhận xuyên suốt, tuyệt đối không được quyền ngắt quãng.
Cơ chế khi người giới thiệu dừng dịch vụ: Khi người giới thiệu không còn sử dụng trợ lý ảo iZZi nữa (bot hết hạn, bị tạm dừng hoặc không còn ở trạng thái hoạt động), hệ thống sẽ tự động ngừng sinh hoa hồng cho các hoá đơn phát sinh tiếp theo của khách hàng, và phần chi hoa hồng này công ty sẽ không phải chi trả.
Cách nhân viên giải thích với khách hàng: Khi khách hàng đề nghị đổi mã hoặc đổi sang người giới thiệu khác, nhân viên chăm sóc và kinh doanh giải thích rõ ràng, lịch sự về chính sách bảo vệ quyền lợi trọn đời của đối tác tại iZZi. Hệ thống hoàn toàn không hỗ trợ đổi người giới thiệu cho khách hàng đã được gán mã.