Đối soát giao dịch và duyệt thanh toán
Kế toán và quản trị
Tìm đúng tiền về và đúng hóa đơn trước khi xác nhận khách đã thanh toán.
Mở ở đâu?
Phần tiêu đề “Mở ở đâu?”Để theo dõi lịch sử tiền về tài khoản ngân hàng và thực hiện đối soát với hoá đơn, mở hệ thống theo đường dẫn:
- Mở menu → chọn .
Menu này dành cho bộ phận Kế toán và Quản trị hệ thống để quản lý toàn bộ các biến động số dư tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty thông qua cổng kết nối SePay tự động.
Cách thực hiện
Phần tiêu đề “Cách thực hiện”1. Cơ chế đồng bộ ngân hàng tự động qua SePay
Phần tiêu đề “1. Cơ chế đồng bộ ngân hàng tự động qua SePay”Hệ thống Quản lý iZZi được tích hợp cổng thanh toán ngân hàng trực tuyến 24/7:
- Khi khách hàng quét mã VietQR và thực hiện chuyển khoản từ ứng dụng ngân hàng, tiền sẽ lập tức vào tài khoản ngân hàng của công ty.
- Cổng thanh toán phát hiện biến động số dư và ngay lập tức gửi tín hiệu Webhook chứa đầy đủ thông tin giao dịch về hệ thống:
- Mã giao dịch ngân hàng (Reference ID): Mã bút toán duy nhất từ ngân hàng ghi nhận giao dịch.
- Số tiền vào: Số tiền thực tế chuyển vào tài khoản.
- Nội dung chuyển khoản: Toàn bộ chuỗi ghi chú của người chuyển tiền.
- Thời gian giao dịch: Thời điểm phát sinh giao dịch chính xác đến từng giây.
- Thuật toán tự động nhận diện và duyệt hoá đơn:
- Hệ thống tự động phân tích chuỗi nội dung chuyển khoản để tìm Mã chuyển khoản an toàn gồm 5 ký tự ngẫu nhiên (ví dụ:
HD-7K9M2). - Nếu tìm thấy mã chuyển khoản khớp với một hoá đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt và số tiền thực nhận khớp đúng với tổng tiền phải thanh toán:
- Hệ thống tự động ghép nối giao dịch với hoá đơn đó và kích hoạt tài khoản hệ thống tự động để chuyển hoá đơn sang trạng thái Đã duyệt, tự động kích hoạt hoặc gia hạn bot AI cho khách hàng (ví dụ bot
tiem-banh-an.vodo.vn), đồng thời tính hoa hồng ngay lập tức mà không cần nhân viên kế toán can thiệp bằng tay.
- Hệ thống tự động phân tích chuỗi nội dung chuyển khoản để tìm Mã chuyển khoản an toàn gồm 5 ký tự ngẫu nhiên (ví dụ:
2. Quy trình ghép nối và duyệt thủ công khi tự động không khớp
Phần tiêu đề “2. Quy trình ghép nối và duyệt thủ công khi tự động không khớp”Trường hợp khách hàng chuyển khoản nhưng tự ý xóa nội dung chuyển khoản hoặc gõ sai mã an toàn, tiền đã về tài khoản ngân hàng nhưng hoá đơn vẫn chưa được duyệt:
- Vào menu → chọn .
- Tìm giao dịch tiền vào tương ứng theo Số tiền, Thời gian chuyển hoặc Tên người gửi trên danh sách.
- Mở chi tiết giao dịch, kiểm tra ô Hoá đơn đã ghép nối đang để trống và trạng thái đang là Chưa ghép nối.
- Bấm nút Khớp và duyệt hoá đơn trên thanh công cụ phía trên.
- Thao tác trong cửa sổ hỗ trợ ghép nối:
- Trong ô tìm kiếm Hoá đơn, chọn đúng hoá đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt của khách hàng tương ứng.
- Bảng đối chiếu sẽ hiển thị trực quan 2 cột:
- Số tiền giao dịch thực nhận: Số tiền thực tế đã vào tài khoản ngân hàng.
- Tổng tiền hoá đơn phải thu: Giá trị dịch vụ trên hoá đơn đã tạo.
- Kiểm tra số tiền chênh lệch (nếu có).
- Nếu số tiền khớp đúng, bấm nút Xác nhận (hoặc Duyệt).
- Hệ thống sẽ ngay lập tức liên kết giao dịch ngân hàng này vào hoá đơn, chuyển hoá đơn sang trạng thái Đã duyệt, tự động kích hoạt hạ tầng bot và ghi nhận hoa hồng cho người giới thiệu.
3. Xử lý các tình huống ngoại lệ thường gặp
Phần tiêu đề “3. Xử lý các tình huống ngoại lệ thường gặp”| Tình huống thực tế | Nguyên nhân | Hướng xử lý của Kế toán |
|---|---|---|
| Khách báo đã chuyển nhưng hệ thống chưa ghi nhận tiền vào | Khách chuyển nhầm số tài khoản, chuyển liên ngân hàng thường ngoài giờ làm việc hoặc ngân hàng tạm giữ giao dịch để kiểm tra | Yêu cầu khách gửi ảnh chụp biên lai ngân hàng có mã giao dịch; kiểm tra trực tiếp sao kê trên ứng dụng ngân hàng điện tử doanh nghiệp |
| Khách chuyển thiếu tiền (Ví dụ hoá đơn 1.000.000đ nhưng chỉ chuyển 900.000đ) | Khách gõ thiếu hoặc tự ý trừ các khoản phát sinh ngoài thoả thuận | Liên hệ nhân viên chăm sóc phụ trách để yêu cầu khách chuyển nốt phần còn thiếu. Tuyệt đối không bấm duyệt nếu chưa có phê duyệt miễn giảm của Quản lý |
| Khách chuyển thừa tiền | Khách chuyển gộp nhiều kỳ hoặc gõ nhầm số tiền | Duyệt hoá đơn để bot hoạt động đúng hạn, sau đó ghi chú số tiền thừa vào phần trao đổi nội bộ để cấn trừ vào kỳ gia hạn sau hoặc làm thủ tục hoàn trả |
| Giao dịch không rõ người chuyển | Nội dung chuyển khoản ghi chung chung không có mã hoá đơn hoặc tên khách | Giữ trạng thái Chưa ghép nối; thông báo ảnh giao dịch lên kênh nội bộ để nhân viên phụ trách rà soát đúng khách hàng |
Kiểm tra kết quả
Phần tiêu đề “Kiểm tra kết quả”Một quy trình đối soát giao dịch ngân hàng hoàn tất khi:
- 100% giao dịch tiền vào trong ngày đều được đối soát và xác định đúng nguồn gốc khách hàng.
- Các giao dịch hợp lệ được ghép nối chính xác với hoá đơn tương ứng trên hệ thống.
- Hoá đơn liên kết chuyển sang trạng thái Đã duyệt và bot của khách hàng (ví dụ
spa-huongsen.vodo.vn) được kích hoạt hoặc gia hạn thành công. - Mọi trường hợp chuyển sai, chuyển thiếu đều có ghi chú giải trình rõ ràng trên hệ thống.