Theo dõi sắp hết hạn và sức chứa dịch vụ
Quản lý kinh doanh và quản trị
Chủ động chuẩn bị danh sách cần chăm sóc và trao đổi với vận hành khi khả năng tiếp nhận bị hạn chế.
Mở ở đâu?
Phần tiêu đề “Mở ở đâu?”Để theo dõi các trường hợp khách hàng sắp đến kỳ gia hạn và giám sát sức chứa hạ tầng máy chủ VPS, mở hệ thống theo các đường dẫn sau:
- Mở menu → chọn : Danh sách tập trung toàn bộ các khách hàng có bot AI Agent sắp đến ngày hết hạn dịch vụ cần liên hệ đôn đốc gia hạn.
- Mở menu → chọn : Báo cáo tỷ lệ sử dụng và giới hạn tiếp nhận khách hàng mới của từng cụm máy chủ VPS.
- Mở menu → chọn hoặc : Theo dõi tài nguyên phần cứng (CPU, RAM, Ổ cứng) và tình trạng của từng container bot đang chạy.
Cách thực hiện
Phần tiêu đề “Cách thực hiện”1. Quy trình theo dõi danh sách Khách hàng sắp hết hạn ()
Phần tiêu đề “1. Quy trình theo dõi danh sách Khách hàng sắp hết hạn (Các trường hợp sắp hết hạn)”Báo cáo này là công cụ làm việc đầu ngày không thể thiếu của đội ngũ Chăm sóc khách hàng:
- Vào menu → nhấp chọn .
- Sử dụng các bộ lọc mốc thời gian định sẵn:
- Hết hạn trong 7 ngày tới: Danh sách cần liên hệ lần 1 để thông báo ngày hết hạn dịch vụ và gửi kèm chính sách ưu đãi gia hạn sớm.
- Hết hạn trong 3 ngày tới: Danh sách khẩn cấp cần gọi điện trực tiếp nhắc nhở để tránh việc bot của khách hàng (ví dụ
spa-huongsen.vodo.vn) bị gián đoạn hoạt động. - Hết hạn hôm nay / Đã hết hạn: Danh sách các bot chuẩn bị chuyển sang trạng thái Chờ gia hạn hoặc bị tự động dừng tạm thời.
- Quy trình phối hợp xử lý cho từng khách hàng:
- Mở chi tiết hồ sơ khách hàng, nhấp vào liên kết hoá đơn gia hạn tương ứng (hệ thống tự động sinh hoá đơn gia hạn trước ngày hết hạn 15 ngày).
- Kiểm tra xem hoá đơn này đã có người phụ trách chưa. Nếu chưa có, bấm nút Nhận chăm sóc.
- Bấm nút Gửi email thông báo thanh toán để hệ thống gửi email kèm mã VietQR chuyển khoản tự động cho khách hàng.
- Gọi điện thoại trao đổi, ghi nhận nội dung cuộc gọi vào phần trao đổi nội bộ, đồng thời tích chọn các mốc nhắc hạn tương ứng.
2. Giám sát Sức chứa máy chủ ( & )
Phần tiêu đề “2. Giám sát Sức chứa máy chủ (Sức chứa server & Chỉ số máy chủ)”Báo cáo này giúp đảm bảo hạ tầng luôn đủ tài nguyên tiếp nhận thêm bot mới mà không gây quá tải cho các bot đang vận hành:
- Vào menu → nhấp chọn .
- Theo dõi các chỉ số sức chứa chính của từng máy chủ VPS:
- Sức chứa tối đa: Số lượng container bot tối đa được phép triển khai trên máy chủ đó (ví dụ: 50 bot/máy chủ).
- Số lượng phần mềm đang dùng: Số lượng khách hàng thực tế đang hoạt động trên máy chủ.
- Tỷ lệ sử dụng phần mềm (%): Tỷ lệ phần trăm giữa số bot đang chạy trên sức chứa tối đa.
- Mở menu để xem tài nguyên chi tiết:
- Tải CPU (%): Ngưỡng an toàn là dưới 75%. Nếu vượt quá 85% liên tục, tốc độ phản hồi tin nhắn của bot sẽ bị chậm.
- Bộ nhớ RAM khả dụng: Đảm bảo bộ nhớ trống tối thiểu từ 2GB trở lên cho các tiến trình xử lý ngôn ngữ.
- Dung lượng ổ cứng trống: Ngưỡng an toàn là phải còn trống tối thiểu từ 10GB trở lên để lưu trữ cơ sở dữ liệu và các bản sao lưu tự động hàng ngày.
- Cơ chế tự động tạm dừng tiếp nhận khách (Admission Control):
- Khi một máy chủ có dung lượng ổ cứng trống dưới 10GB hoặc số lượng bot chạm mức tối đa:
- Hệ thống sẽ tự động bật cảnh báo và tạm khóa tính năng chọn máy chủ này.
- Khi nhân viên kinh doanh tạo khách hàng mới, hệ thống sẽ yêu cầu chọn sang máy chủ VPS khác còn tài nguyên khả dụng.
3. Phối hợp liên phòng ban khi máy chủ chạm ngưỡng
Phần tiêu đề “3. Phối hợp liên phòng ban khi máy chủ chạm ngưỡng”- Khi nhân viên kinh doanh thấy máy chủ VPS quen thuộc không thể tạo thêm bot mới:
- Thông báo ngay cho bộ phận Vận hành kỹ thuật và Quản trị hệ thống.
- Nhân viên vận hành sẽ tiến hành dọn dẹp các bản sao lưu cũ, tối ưu dữ liệu hoặc Quản trị viên sẽ kích hoạt bổ sung máy chủ VPS mới vào hệ thống.
Kiểm tra kết quả
Phần tiêu đề “Kiểm tra kết quả”Quy trình theo dõi đạt hiệu quả khi:
- 100% khách hàng sắp hết hạn trong vòng 7 ngày và 3 ngày đều được nhân viên liên hệ và có lịch sử ghi chép đầy đủ.
- Không có bot của khách hàng nào (ví dụ
tiem-banh-an.vodo.vn) bị dừng dịch vụ đột ngột mà không được thông báo trước. - Toàn bộ các máy chủ VPS đều duy trì tài nguyên trong ngưỡng an toàn (CPU dưới 80%, ổ cứng trống trên 10GB).