Cẩm nang cho kế toán

● Kế toán

Đối chiếu trước khi duyệt, kiểm chứng trước khi ghi đã chi và kiểm tra đủ dữ liệu trước khi báo cáo.

Xem hướng dẫn bên dưới ↓

Mở ở đâu?

Các phân hệ làm việc hằng ngày của bộ phận Kế toán (theo đúng trình tự menu trong hệ thống):

• Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Hoá đơn: Tra cứu hoá đơn dịch vụ, kiểm tra trạng thái thanh toán và thực hiện duyệt hoá đơn.
• Quản lý iZZi → Các báo cáo → Giao dịch ngân hàng: Đối soát tiền về tài khoản ngân hàng thông qua cổng kết nối SePay.
• Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Quyết toán & Chi trả hoa hồng: Quản lý và lập các đợt thanh toán hoa hồng cho đối tác/người giới thiệu.
• Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Chi phí thuê Server: Ghi nhận chi phí hạ tầng máy chủ VPS theo từng kỳ.
• Quản lý iZZi → Các báo cáo → Hiệu quả kinh doanh tháng: Báo cáo tài chính chuyên sâu tính toán lợi nhuận gộp từng tháng.
• Quản lý iZZi → Các báo cáo → Xuất Excel: Trích xuất dữ liệu kế toán ra bảng tính Excel.

Cách thực hiện

1. Bản đồ điều hướng công việc Kế toán theo Menu

Kế toán bấm vào các liên kết để xem hướng dẫn chi tiết theo đúng menu tương ứng:

Nghiệp vụ kế toán	Mở tại Menu	Hướng dẫn chi tiết
Đối soát tiền về & Duyệt SePay	Các báo cáo → Giao dịch ngân hàng	Xem chi tiết: Đối soát giao dịch ngân hàng
Kiểm tra trạng thái & Duyệt hoá đơn	AI Agent iZZi → Hoá đơn	Xem chi tiết: Quản lý hoá đơn thanh toán
Lập đợt & Chi trả hoa hồng đại lý	AI Agent iZZi → Quyết toán & Chi trả hoa hồng	Xem chi tiết: Lập đợt chi trả hoa hồng
Theo dõi email thông báo hoa hồng	AI Agent iZZi → Hàng đợi Email hoa hồng	Xem chi tiết: Hàng đợi Email hoa hồng
Nhập chi phí thuê máy chủ VPS	AI Agent iZZi → Chi phí thuê Server	Xem chi tiết: Ghi nhận chi phí thuê Server
Lập báo cáo kết quả kinh doanh tháng	Các báo cáo → Hiệu quả kinh doanh tháng	Xem chi tiết: Báo cáo hiệu quả kinh doanh tháng
Xuất dữ liệu hoá đơn & hoa hồng	Các báo cáo → Xuất Excel	Xem chi tiết: Xuất báo cáo Excel đúng kỳ

2. Luồng duyệt thanh toán hoá đơn: Tự động vs Thủ công

Trong iZZi Manager, quy trình thanh toán hoá đơn được tự động hóa tối đa:

• Duyệt tự động bởi AutoBot: Khi khách hàng chuyển khoản đúng số tiền và Nội dung chuyển khoản 5 ký tự an toàn, hệ thống SePay sẽ gửi tín hiệu về Odoo. Tài khoản hệ thống AutoBot sẽ tự động chuyển hoá đơn sang trạng thái Đã duyệt, tự động kích hoạt hoặc cộng dồn thời hạn sử dụng cho bot của khách hàng, gửi email thông báo thanh toán thành công và sinh bản ghi hoa hồng cho người giới thiệu.
• Duyệt thủ công bởi Kế toán: Áp dụng khi khách hàng chuyển khoản sai cú pháp nội dung chuyển khoản, chuyển thiếu tiền hoặc nộp tiền mặt/chuyển khoản từ nguồn khác.

3. Quy trình đối soát giao dịch ngân hàng và duyệt thủ công

1. Vào menu Quản lý iZZi → Các báo cáo → Giao dịch ngân hàng.
2. Tìm giao dịch mới phát sinh theo số tiền, tên người gửi hoặc nội dung chuyển khoản.
3. Nếu giao dịch có trạng thái Chờ ghép nối (chưa được tự động nhận diện):
   • Mở bản ghi giao dịch, nhấp vào nút Khớp và duyệt hoá đơn.
   • Trong cửa sổ mở ra, tìm và chọn đúng Hoá đơn tương ứng của khách hàng.
   • Hệ thống sẽ hiển thị bảng so sánh số tiền thực nhận với số tiền phải thu trên hoá đơn.
4. Xử lý chênh lệch số tiền:
   • Khách chuyển đủ: Nhấp Xác nhận ghép nối và Duyệt hoá đơn. Hoá đơn chuyển sang trạng thái Đã duyệt, bot của khách được kích hoạt ngay lập tức.
   • Khách chuyển thiếu: Tuyệt đối không bấm duyệt nếu chênh lệch đáng kể. Hãy liên hệ với nhân viên chăm sóc khách hàng yêu cầu khách chuyển nốt phần còn thiếu. Trường hợp chênh lệch nhỏ do phí ngân hàng theo quy định cho phép của ban giám đốc, ghi rõ lý do vào khung ghi chú trước khi bấm Duyệt.
   • Khách chuyển thừa: Duyệt hoá đơn và ghi chú số tiền thừa vào Chatter để kế toán hoàn tiền hoặc cấn trừ cho lần gia hạn tiếp theo.

4. Quy trình lập đợt và chi trả hoa hồng (Commission Payout)

Định kỳ hằng tuần hoặc hằng tháng (theo lịch chi trả của công ty):

1. Vào menu Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Quyết toán & Chi trả hoa hồng, bấm nút Mới.
2. Nhập Tiêu đề đợt chi trả (ví dụ: Chi trả hoa hồng đối tác Đợt 1 Tháng 11/2026).
3. Chọn Người nhận hoa hồng (Đối tác / Người giới thiệu).
4. Nhấp vào nút Quét & Gom hoa hồng:
   • Hệ thống tự động lọc toàn bộ các bản ghi hoa hồng đang ở trạng thái Chờ chi của đối tác đó và tính toán tổng số tiền cần thanh toán.
5. Kiểm tra thông tin tài khoản ngân hàng thụ hưởng:
   • Đối chiếu số tài khoản, tên ngân hàng và tên chủ tài khoản thụ hưởng hiển thị trên phiếu với thông tin hợp đồng của đối tác.
6. Thực hiện chuyển khoản:
   • Nhấp nút Xuất file Ngân hàng (Excel) nếu muốn chuyển tiền theo lô.
   • Thực hiện lệnh chuyển tiền trên ứng dụng ngân hàng doanh nghiệp (hoặc hệ thống Internet Banking).
   • Lấy mã giao dịch chuyển khoản thành công từ ngân hàng.
7. Xác nhận chi trả trên hệ thống:
   • Quay lại màn hình phiếu chi trả trên iZZi Manager, bấm nút Xác nhận đợt.
   • Khi đã chuyển tiền xong cho đối tác, nhấp nút Đánh dấu đã chi trả. Hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái của đợt chi và toàn bộ các bản ghi hoa hồng thành phần sang Đã chi.
   • Hệ thống tự động xếp hàng gửi email thông báo chi trả hoa hồng thành công kèm danh sách chi tiết các đơn hàng cho đối tác.

5. Ghi nhận chi phí thuê máy chủ (Server Rental Costs)

Để hệ thống tính toán được bức tranh lợi nhuận gộp chính xác trên từng máy chủ và toàn công ty:

1. Vào menu Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Chi phí thuê Server, bấm Mới.
2. Chọn Máy chủ VPS tương ứng (theo nhà cung cấp Hetzner, OVH, v.v.).
3. Nhập Kỳ chi phí (Tháng/Năm), Số tiền thuê theo hoá đơn thực tế và Ngày thanh toán.
4. Tải lên tệp đính kèm hoá đơn/biên lai của nhà cung cấp máy chủ để lưu trữ chứng từ.
5. Bấm Lưu. Dữ liệu này sẽ tự động được tổng hợp vào báo cáo Hiệu quả kinh doanh tháng để đối chiếu doanh thu dịch vụ và chi phí hạ tầng.

6. Xuất báo cáo và đối soát cuối tháng

1. Mở menu Quản lý iZZi → Các báo cáo → Báo cáo tổng hợp để xem nhanh tổng doanh thu thực thu trong tháng theo giờ Việt Nam (GMT+7).
2. Mở menu Quản lý iZZi → Các báo cáo → Xuất Excel, chọn khoảng thời gian từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng, bấm nút Tải xuống Excel để tải về bảng phân tích chi tiết toàn bộ doanh thu hoá đơn, hoa hồng đã chi và chi phí máy chủ phục vụ quyết toán thuế và báo cáo tài chính nội bộ.

Kiểm tra kết quả

Một chu kỳ kế toán được xem là chuẩn xác khi:

• 100% các giao dịch tiền về trên sao kê ngân hàng đều được đối soát và khớp với hoá đơn tương ứng trên hệ thống; không có giao dịch treo không rõ nguồn gốc.
• Mọi hoá đơn được duyệt thủ công đều có lý do rõ ràng ghi trong khung thảo luận Chatter.
• Không có khoản hoa hồng nào được bấm “Đã chi trả” khi thực tế chưa thực hiện lệnh chuyển khoản trên ngân hàng.
• Chi phí thuê máy chủ của toàn bộ các VPS được nhập đầy đủ trong kỳ tính toán.

Điều cần nhớ

• Người tạo hoá đơn không tự duyệt hoá đơn đó theo quy tắc phân công kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa sai phạm tài chính.
• Nút duyệt thanh toán là quyết định ghi nhận tiền thực tế đã vào tài khoản công ty. Tuyệt đối không bấm nút duyệt khi mới chỉ thấy ủy nhiệm chi hình ảnh mà tiền chưa nổi trên tài khoản ngân hàng thực tế.
• Khi gặp trường hợp giao dịch ngân hàng ghi sai nội dung nghiêm trọng không thể xác định khách hàng, hãy thông báo ngay lên kênh nội bộ để bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ xác minh.

Hướng dẫn liên quan

• Đối soát giao dịch và duyệt thanh toán
• Lập đợt và xác nhận chi trả hoa hồng
• Ghi nhận chi phí thuê máy chủ
• Xem tổng quan và hiệu quả kinh doanh