Ghi nhận chi phí thuê máy chủ

Kế toán và quản trị

ĐỌC BÁO CÁO, HIỂU KẾT QUẢ. Chọn kỳ • Xem số liệu • Theo dõi. — Ghi đúng khoản chi theo kỳ để báo cáo hiệu quả có đủ chi phí đã theo dõi.

Mở ở đâu?

Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Chi phí thuê Server

Tên menu hiển thị chính xác theo bản dịch hệ thống là Chi phí thuê Server. Menu này dành cho bộ phận Kế toán và Quản trị hệ thống để quản lý và ghi nhận chi phí thuê hạ tầng máy chủ VPS từ các nhà cung cấp (như Hetzner, OVH, DigitalOcean, Vietnix…).

Cách thực hiện

1. Tầm quan trọng của việc ghi nhận chi phí thuê máy chủ

Hệ thống iZZi Manager cung cấp báo cáo phân tích hiệu quả kinh doanh đa chiều:

Mỗi khách hàng iZZi khi hoạt động sẽ được đặt trên một máy chủ VPS cụ thể (chạy bot trên subdomain dạng *.vodo.vn) và đóng phí duy trì định kỳ.
Để tính toán được chính xác Biên lợi nhuận gộp trên từng máy chủ (Doanh thu thu được từ các khách hàng trên máy chủ đó trừ đi tiền thuê máy chủ thực tế) và lợi nhuận gộp toàn công ty, kế toán cần nhập đầy đủ và đúng kỳ chi phí thuê máy chủ.
Dữ liệu này sẽ tự động liên kết với báo cáo Hiệu quả kinh doanh tháng và báo cáo Lịch sử thuê Server.

2. Các bước ghi nhận chi phí thuê máy chủ mới

Chuẩn bị hóa đơn/chứng từ:
- Lấy hóa đơn giá trị gia tăng hoặc biên lai thanh toán cước hàng tháng từ nhà cung cấp dịch vụ máy chủ.
- Xác định chính xác: Tên máy chủ tương ứng trên hệ thống, Số tiền thanh toán (VNĐ) và Kỳ sử dụng (từ ngày nào đến ngày nào).
Tạo bản ghi chi phí mới:
- Vào menu Quản lý iZZi → AI Agent iZZi → Chi phí thuê Server, bấm nút Mới.
Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc:
- Máy chủ VPS: Chọn máy chủ tương ứng trong danh sách máy chủ đã cấu hình.
- Số tiền thuê: Nhập số tiền thực tế đã chi trả (nếu nhà cung cấp tính bằng ngoại tệ USD hoặc EUR, quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thanh toán thực tế trên sao kê ngân hàng).
- Thời gian bắt đầu & Thời gian kết thúc: Chọn kỳ hạn thanh toán của hóa đơn (thông thường là chu kỳ 1 tháng, ví dụ từ 01/11/2026 đến 30/11/2026).
- Ngày thanh toán: Ngày thực tế công ty thanh toán tiền cước cho nhà cung cấp.
- Ghi chú & Số hóa đơn: Nhập mã số hóa đơn hoặc mã tham chiếu giao dịch của nhà cung cấp để đối soát.
Tải lên tệp chứng từ đính kèm:
- Đính kèm tệp PDF hoặc ảnh chụp hóa đơn vào biểu mẫu để phục vụ công tác thanh kiểm tra kế toán.
Lưu biểu mẫu:
- Bấm Lưu biểu mẫu. Sau khi lưu, hệ thống tự động ghi nhận khoản chi này vào kỳ tính toán tài chính tương ứng.

3. Quy định khóa chỉnh sửa sau 3 ngày

Để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu báo cáo tài chính và ngăn ngừa việc sửa đổi số liệu tùy tiện:
Bản ghi chi phí thuê máy chủ sau khi tạo quá 3 ngày sẽ được hệ thống tự động khóa (chuyển sang chế độ chỉ đọc, không cho phép chỉnh sửa hoặc xóa/lưu trữ).
Nếu phát hiện sai lệch sau thời hạn này, kế toán cần báo cáo Quản trị viên để thực hiện điều chỉnh theo quy trình kiểm toán nội bộ; tuyệt đối không tạo thêm bản ghi chi phí mới mang giá trị âm để bù trừ.

Kiểm tra kết quả

Sau khi nhập chi phí thuê máy chủ, bạn cần kiểm tra:

Khoản chi xuất hiện đầy đủ trong danh sách chi phí thuê máy chủ, không bị nhập trùng lặp 2 lần cho cùng một kỳ của một máy chủ.
Số tiền và khoảng thời gian thuê khớp đúng 100% với hóa đơn của nhà cung cấp.
Mở menu Quản lý iZZi → Các báo cáo → Hiệu quả kinh doanh tháng để kiểm tra: Cột Chi phí máy chủ đã hiển thị số tiền vừa nhập và lợi nhuận ròng của kỳ được tính toán chính xác.