Hiểu trạng thái dịch vụ và bảo vệ hồ sơ

Mọi nhân viên đọc; quản trị thiết lập

Mở ở đâu?

Để tra cứu bảng phân quyền người dùng và tìm hiểu quy chuẩn trạng thái vòng đời của bot cũng như máy chủ, mở hệ thống theo các đường dẫn sau:

Mở menu Cấu hình → chọn Thông tin phân quyền: Tra cứu bảng phân quyền chi tiết của 5 nhóm người dùng trên toàn hệ thống.
Mở menu Cấu hình → chọn Cấu hình trạng thái iZZi khách hàng: Định nghĩa các giai đoạn vòng đời (Stages) của khách hàng từ lúc dùng thử đến thanh lý.
Mở menu Cấu hình → chọn Trạng thái Server Client: Quản lý các trạng thái hoạt động của máy chủ VPS khách hàng.

Rất nhiều nhân viên mới hay nhầm lẫn giữa hai khái niệm này:

Trạng thái nghiệp vụ (Vòng đời hợp đồng dịch vụ):
- Chưa kích hoạt: Hồ sơ mới tạo, chưa thanh toán hoặc chưa cấp phát xong container bot.
- Dùng thử: Đang trong thời gian 3 ngày trải nghiệm bot miễn phí.
- Đang hoạt động: Khách hàng đã thanh toán và gói dịch vụ còn hạn sử dụng.
- Chờ gia hạn: Khách hàng sắp hết hạn (dưới 15 ngày) hoặc vừa hết hạn nhưng đang được ân hạn chờ chuyển tiền.
- Đã dừng: Khách hết hạn quá thời gian cho phép hoặc bot bị dừng dịch vụ.
- Huỷ bỏ: Đã thanh lý dịch vụ, container bot bị xóa hoặc dừng hẳn để giải phóng tài nguyên máy chủ.
Trạng thái kết nối (Tình trạng kỹ thuật container):
- 🟢 Online (Chấm xanh): Container bot trên máy chủ VPS đang chạy và phản hồi tốt.
- 🔴 Offline (Chấm đỏ): Container bot bị tắt hoặc máy chủ VPS bị ngắt mạng.
Lưu ý quan trọng: Một khách hàng có thể đang ở trạng thái nghiệp vụ là Đang hoạt động (hợp đồng còn hạn) nhưng trạng thái kết nối lại là Offline (do máy chủ VPS gặp sự cố mạng hoặc khởi động lại). Khi đó nhân viên cần liên hệ ngay bộ phận Vận hành kỹ thuật chứ không phải yêu cầu khách hàng thanh toán thêm tiền.

Hệ thống được thiết kế theo các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhằm bảo vệ tối đa dữ liệu của doanh nghiệp:

Kiểm soát phân quyền chặt chẽ ở tầng máy chủ (Server-side Security):
- Quyền hạn không chỉ là việc ẩn hay hiện các nút bấm trên giao diện trình duyệt mà được kiểm tra nghiêm ngặt tại tầng logic máy chủ trước khi thực thi bất kỳ thao tác xem, tạo, sửa hoặc xóa dữ liệu.
Bảo vệ trường nhạy cảm bằng cơ chế bảo vệ nội bộ:
- Các trường kỹ thuật trọng yếu như: Trạng thái kết nối, Dừng bởi quản trị, tình trạng khởi tạo chỉ được phép cập nhật bởi các tiến trình hệ thống nội bộ đã được xác thực an toàn. Người dùng thông thường không thể can thiệp hoặc thay đổi các trường này bằng các công cụ bên ngoài.
Cơ chế Lưu trữ mềm (Soft Delete):
- Mọi bản ghi nghiệp vụ (Khách hàng, Hoá đơn, Gói giá, Máy chủ…) khi bị xóa sẽ không bao giờ bị xóa vĩnh viễn khỏi cơ sở dữ liệu mà chỉ được chuyển sang trạng thái lưu trữ (active = False).
- Điều này giúp bảo toàn 100% bằng chứng lịch sử phục vụ đối soát tài chính và cho phép khôi phục lại hồ sơ bất cứ khi nào cần thiết.
Cơ chế che thông tin liên hệ (Data Masking):
- Bảo vệ danh bạ khách hàng tiềm năng khỏi việc rò rỉ dữ liệu hoặc trùng lặp chăm sóc giữa các nhân viên.

Khi một nhân viên phản ánh: “Tôi không tìm thấy hồ sơ khách hàng A trong danh sách”:

Vào menu AI Agent iZZi → chọn iZZi khách hàng.
Nhấp vào thanh tìm kiếm, chọn nút Bộ lọc.
Nhấp chọn bộ lọc Đã lưu trữ.
Tìm hồ sơ khách hàng A (ví dụ bot spa-huongsen.vodo.vn) trong danh sách lưu trữ.
Mở chi tiết hồ sơ ra, nhấp vào menu biểu tượng bánh răng hoặc menu thao tác ở phía trên và chọn Khôi phục.
Hồ sơ sẽ xuất hiện trở lại trong danh sách hoạt động bình thường.
Quy tắc: Tuyệt đối không bấm tạo một khách hàng mới trùng tên chỉ vì không thấy hồ sơ cũ trên màn hình mặc định.

Sau khi nắm vững quy chuẩn bảo mật và trạng thái:

Phân biệt chuẩn xác giữa trạng thái hợp đồng dịch vụ và trạng thái kỹ thuật (Online/Offline).
Biết cách tìm lại và khôi phục hồ sơ lưu trữ khi cần thiết mà không tạo trùng lặp.
Không thực hiện các hành vi cố tình can thiệp vượt quyền hoặc làm sai lệch dữ liệu hệ thống.